Hjemmebesøk og avtaler som overlapper

Innhold:
Forberedelser
Slik fungerer det - steg for steg
Hvordan foreslår Aidn å flytte oppgaver?

Introduksjon

Aidn hjelper deg med å planlegge omsorg basert på når pasienten faktisk er hjemme. Nå får du beskjed dersom besøk overlapper med en avtale i pasientens kalender, for eksempel et dagsenterbesøk, samtidig som Aidn gir forslag til nytt tidspunkt.

Planlegger må godkjenne endringene før de trer i kraft.

Hvem er denne artikkelen for?

Denne veiledningen er for deg som:

• Bruker ruteplanleggeren til å lage arbeidslister
• Registrerer faste avtaler, som dagsenter, i Aidn

Forberedelser

For at funksjonen skal fungere best mulig:

• Legg inn dagsenter som fast avtale – Dette gjøres helst av dagsenteret selv, med riktige tider for henting og levering
• Rydd i gamle oppgaver – fjern manuelle løsninger som representerer avtaler
• Slå på innstillingen “Håndter overlappende avtaler og oppgaver” – når den er slått på vil du få varsling når det er overlapp i oppgaver før en arbeidsliste er laget
• Opprett gjentakende oppgaver som vanlig – Aidn tar høyde for overlappinger
• Informer kolleger – slik at alle vet at Aidn nå fanger opp oppgaver og avtaler som overlapper

Slik fungerer det – steg for steg

1. Legg inn faste avtaler i pasientens kalender

   Eksempel: Dagsenter registreres som en fast, gjentakende avtale under pasientens kalender. Start- og sluttid settes til hente- og leveringstid. Har pasienten ulike tider på ulike dager, legges det inn separate avtaler. Det kan være lurt at dagsenteret selv legger inn avtalene, da de har oversikt over aktuelle dager. Se artikkelen om kalender for mer informasjon om hvordan å opprette avtaler.

   

2. Opprett oppgaver som vanlig

   Du trenger ikke ta hensyn til avtaler når du lager oppgaver og setter tidsvindu.

   Ps: Prøv å sette samme tidsrom for oppgaver som skal utføres samtidig. Det gir bedre ruteplanlegging. Se hvordan en lager oppgaver her.

3. Slå på innstillingen for håndtering av overlappende besøk og avtaler
   
   Trykk Endre, huk av “Håndter besøk og avtaler som overlapper” og trykk Lagre for å slå på innstillingen.

   

   

4. Aidn varsler om oppgaver og avtaler som overlapper

   Under planlegging av arbeidslister får du opp varsel dersom det er overlappende oppgaver og avtaler som kan håndteres. Du kan gå inn og se over hva som overlapper. Dersom du ikke foretar deg noe, vil ruteplanleggeren lage lister uavhengig av avtalene.

   

5. Aidn foreslår nytt tidspunkt – velg hva du vil gjøre

   For eksempel: Flytt morgenstell til før kl. 08:45.

   Du kan:

   • Godta forslaget

   • Flytte oppgaven til et annet tidspunkt eller dag

   • La oppgaven utgå den dagen

   • La oppgaven stå som den er (da lar du være å godkjenne)

     

6. Aidn husker valgene dine

   Neste gang den samme overlappingen oppstår, vil Aidn foreslå de samme endringene du godtok ved forrige anledning. Alle tidligere godkjente endringer finner du nederst, under “Disse endringene er klare” Da trenger du bare å se over og trykke “Godkjenn alle endringer”.

   

7. Hva hvis avtalen blir avlyst?

   Hvis avtalen fjernes før ruteplanlegging, planlegges oppgavene som normalt igjen.

   Merk: Dersom endringene har blitt godkjent for en tidligere dag, vil ikke Aidn automatisk endre tilbake igjen. Dersom du ønsker å flytte oppgavene tilbake til opprinnelig tid, kan du finne pasienten i listen og endre tilbake.

8. Pasienten vises med kalendermarkering i arbeidslisten

   Du ser tydelig hvilke pasienter som har en avtale denne dagen, og at tidspunktet på besøket er tilpasset det.

   

Hvordan foreslår Aidn å flytte oppgaver?

Aidn vurderer hva slags oppgave det er, når den overlapper, og hva som er mulig å gjøre. Slik foreslår vi nye tidspunkt (eksempel med dagsenter)

• Flytte før: Morgenstell, frokost og lignende morgenoppgaver vil foreslås flyttet før avtalen.
• Flytte etter: Ettermiddagsoppgaver legges etter at avtalen er ferdig.
• Flytte til neste dag: Ukentlige oppgaver som dusj foreslås flyttet til en annen dag~~, så lenge det passer~~.
• La oppgaven utgå: Kun repeterende, ikke-tidskritiske oppgaver uten medisiner.
• Beholde som den er: Hvis det er forsvarlig, beholdes oppgaven.
• Tilpasse manuelt: Du kan alltid velge tidspunkt selv.
• Utvidet tid: Hvis det ikke er nok tid til å utføre oppgaven innenfor tidsrommet.

Du velger hva som passer best, og kan teste ulike løsninger før du godkjenner alt.

Merk: Dersom en pasient har tidskritiske oppgaver, eller oppgaver at oppgaver med forslag som ikke gjelder overlapp med avtaler kan dukke opp flere ganger hvis oppgavene har kort tidsvindu eller er tidskritisk, vi anbefaler da at du endrer oppgaveserien til pasienten.