Lage arbeidslister med ruteplanleggeren

Denne artikkelen er for deg som har ansvar for å planlegge arbeidslister ved hjelp av ruteplanleggeren.

Når man har satt avdelingsinnstillinger, og vaktlisten er komplett, kan man gå videre for å generere dagens arbeidslister.

Innstillinger for hva ruteplanleggeren skal prioritere

Man kan endre innstillinger for hva ruteplanleggeren skal prioritere. Denne vil man teste ut, før man finner sin standard. Det kan likevel være nødvendig å endre noen innstillinger i tilfeller hvor arbeidsdagen er litt utenom det vanlige.

For detaljert beskrivelse av innstillingene, se denne artikkelen.

Håndter eventuelle varsler før du kan lage arbeidslister

Dersom det er noe som må håndteres før arbeidslistene lages, vil du bli varslet om det på forsiden. Varsler omfatter:

• Manglende personell og kompetanser i vaktlisten
• Pasienter med manglende adresser, eller adresser urimelig langt borte
• Dersom pasienter har avtaler som kolliderer/overlapper med besøk - se denne artikkelen for hvordan håndtere det

Generere arbeidslister

Når varslene er håndtert, kan du trykke på “generer arbeidsliste”.

Nå vil ruteplanleggeren optimalisere forslag til arbeidsliste basert på mest mulig pasientnær tid, og minst tid brukt til transport. Den tar alle pasienter med deres ulike oppgaver og krav, alle generelle oppgaver, alle ansatte, deres kompetanser og fremkomstmidler, besøkenes geografiske plassering, i tillegg til innstillingene som er satt i ruteplanleggeren som å prioritere primærkontakter, avlaste sykepleiere osv.

Det er mange mulige veier til mål, og ruteplanleggeren vil fremme sitt beste forslag for at alle krav og preferanser skal møtes.

Oversikt over arbeidslistene

Det er tre ulike visninger av arbeidslistene.

Listevisning

Når arbeidslistene dukker opp presenteres de i listevisningen. Du ser de ansatte og deres lister nedover. På toppen av hver liste ser man totalt antall pasienter, total ansikt-til-ansikt-tid, samt tid brukt i transport.

Ikoner vil gi beskrivelser om visse deler av innholdet i besøket og eventuelle avvik:

• Kalenderikon - Pasienten har en avtale denne dagen. Åpne besøket for å se detaljer om avtalen.
• Dusj-ikon - Besøket inneholder en dusj.
• 2 personer - Oppdraget inneholder en 2p-oppgave.
• Varseltrekant - Noe er utenom det vanlige. Det kan være at pausen har blitt flyttet for å få tid til besøket, eller at besøket havner utenfor skiftet.
• Uthevet tid i minutter - Besøket blir enten forsinket, eller planlagt å starte før oppsatt tidsrom.

Tidslinjevisning

For en mer komprimert og visuell oversikt over arbeidslistene, kan du endre visning oppe til høyre til tidslinjevisning. Her ser man de ansatte nedover langs y-aksen, og pasientbesøk bortover i tid langs x-aksen.

• Hver hvite boble representerer en pause eller fast stopp (som rapport).
• Hver rosa boble representerer et pasientbesøk og dens varighet. Holder man musepekeren over boblen ser man pasientens navn og varighet på besøket.
• Hver lilla strek representerer kjøretid til besøket. Merk at dersom man gjør manuelle flytt vil ikke kjøretiden oppdatere seg.

Trykk på et besøk for å se detaljer om besøket, og gjøre eventuelle flytt.

Kartvisning

En tredje visningstype er kombinert kartvisning og tidslinjevisning. Markerer man en ansatt i tidslinjevisningen, vil ruten til den ansatte fremmes. Her kan man gå fra stopp til stopp, få detaljer om stoppene og eventuelt gjøre flytt. Ufordelte oppdrag vises per i dag ikke i denne visningen.

Ufordelte oppdrag

Eventuelle ufordelte oppdrag som krever manuell tildeling vil være markert med blått i arbeidslistene, i tidslinjevisningen og i listevisningen. Merk at de ikke vises i kartvisningen.

Manuelle flytt

Selv om ruteplanleggeren gir sitt beste forslag basert på all input, er det fremdeles “bare” en maskin. Av erfaring vet vi at det vil være behov for å gjøre få eller mange manuelle flytt.

Manuelle flytt kan man gjøre fra de tre ulike visningene, med noen begrensninger.

Flytte en hel liste til en annen pleier

Dette gjøres fra listevisningen (den første til venstre). Trykk på de tre prikkene på toppen av listen, og velg “endre pleier”. Her kan man så velge å flytte hele listen til en annen pleier, eller å bytte lister mellom to ansatte.

Flytte enkeltbesøk

Man kan flytte hele besøk, eller markere hvilke spesifikke oppgaver man vil flytte. Dette kan man gjøre fra alle tre visninger. Vi anbefaler å bruke tidslinjen, da man ser mer visuelt hvor det er rom til flytt.

Aidn vil foreslå en pleier med nødvendig kompetanse, samt et passende starttidspunkt. I listen over pleiere vil man først få listet opp tilgjengelig personell med riktig kompetanse, før resten av de ansatte følger.

Flytte besøk til personell uten nødvendig kompetanse

Aidn vil ikke hindre deg i å overføre et oppdrag til et personell uten nødvendig kompetanse: Vi vet at i kritiske situasjoner må dette være mulig. Du vil derimot få et blått varsel dersom du forsøker.

Sperret personell

Aidn vil ikke tillate deg å gjøre flytt til et sperret personell. Da blir oppgaven satt som ufordelt, og du vil måtte fordele den manuelt til et annet personell.

Publisere arbeidslistene

Når listene ser grei ut, trykker du på “Publiser”. Da vil listene umiddelbart dukke opp for den ansatte under “Min arbeidsdag”. Tidspunktet for besøk, samt innhold og hvilken pleier som kommer, vil også oppdatere seg i Mitt Aidn for pasient og pårørende.

Etter publisering kan du fremdeles gjøre endringer, som vil oppdatere seg i Min Arbeidsdag for de ansatte.

Les også vår hjelpeartikkel om min arbeidsdag for hjemmebaserte tjenester.