Ruteplanlegging for rus- og psykisk helsetjenester

Hvorfor rus- og psykisk helsetjenester planlegger litt annerledes

Ruteplanleggeren er laget for å fordele oppgaver effektivt geografisk. Rus- og psykisk helsetjenester jobber ofte litt annerledes enn ordinær hjemmetjeneste:

Den enkelte ansatte har gjerne sin egen portefølje av tjenestemottakere og er primærkontakt for disse.
Relasjonen betyr mye, og mange oppgaver bør utføres av én bestemt person, ikke av «den som er nærmest geografisk».
Medisin kjøres gjerne av noen få faste personer, og kanskje bare i første del av dagen.
En del arbeid skjer inne på kontoret: på medisinrom, på kontoret, eller på et dagsenter. Også en del pasientrettede oppgaver skjer på kontoret, slik som injeksjoner.
Flat struktur i avdelingen gjør at kompetansekrav sjelden er det som styrer fordelingen.

Aidn har ulik funksjonalitet for disse situasjonene. Under går vi gjennom dem, og hvordan de kan kombineres.

1. Ansvarsvakt: Rollen(e) som skal være inne

Ansvarsvakt er rollen for den som skal være tilgjengelig og ha oversikt, typisk fra medisinrom eller kontor.

Slik setter dere det opp:

I oppgaven: huk av for at oppgaven skal utføres av ansvarsvakt (under «Personell»).
I vaktlisten: marker hvem som har ansvarsvakt på skiftet.
- Velg i vaktlisten om ansvarsvakt kun skal få ansvarsvaktoppgaver, eller også andre besøk og oppgaver.
- Flere kan være ansvarsvakt samtidig. Merk at det er i oppgaven det bestemmes om en oppgave hører til ansvarsvakt eller ikke, vaktlisten bestemmer bare hvem som fyller rollen.
Skal personen bare ha ansvarsvakt før eller etter pause, kan du velge «Splitt skift» i vaktlisten, og definere ansvarsvakt rollen bare for den delen personen skal inneha rollen.

Tips for rus og psykisk helse: Bruk ansvarsvakt for oppgaver som utføres inne, slik som injeksjoner der pasienten kommer til lokalet, eller klargjøring på medisinrom. I oppgaven kan du definere at den skal skje «på kontoret» under Plassering, så slipper ruteplanleggeren å legge inn reisetid.

2. Medisinkjører: Egen rolle for medisinutlevering

Skal medisinutleveringen gå i egne, faste ruter? Da bruker dere rollen medisinkjører. Merk at denne rollen må aktiveres manuelt av Aidn, gi beskjed dersom dere ønsker den.

Slik fungerer det:

På oppgaven: Merk medisinutleveringen med medisinkjører under «Hvem skal utføre oppgaven». Har dere flere medisinruter, bruker dere hhv medisinkjører 1 eller medisinkjører 2. Ikke begge rollene på en gang.
I vaktlisten: Gi rollen medisinkjører til den eller de som skal kjøre den dagen. Bestem også om personen kun skal kunne ta oppgaver markert med medisinkjører, eller også andre oppgaver langs ruten.
Halv eller hel dag: Skal personen kjøre medisin før lunsj og gjøre vanlige oppgaver på sine egne brukere etterpå, bruker dere «Splitt skift» i vaktlisten. Da kan personen ha én rolle før pausen og en annen etter. Valget kan huskes til neste gang.

Tips: Skal medisinutleveringen skilles ut fra et større besøk — for eksempel fordi samtaleoppfølging skjer senere på dagen — lag medisinutleveringen som egen oppgave med eget tidsvindu i stedet for å legge den i samme tidsrom som de andre oppgavene.

3. Oppgaver som skal utføres av en bestemt person (1:1-oppfølging)

Har tjenestemottakeren fast oppfølging av én ansatt, kan dere låse oppgaveserien til den personen.

Slik gjør dere det:

Opprett eller rediger pasientoppgaven.
Under «Personell», velg «Bestemt person».
Velg personen som alltid skal utføre oppgaven.

Er personen ikke på vakt den dagen, blir oppgaven satt som ufordelt — den blir altså ikke tilfeldig plassert på en kollega. Da ser den som planlegger tydelig at oppgaven må dekkes av noen andre, at den må utgå eller flyttes til en annen dag.

Merk:

Personen må stå på vaktlisten og ha kompetansen oppgaven krever for å få oppgaven tildelt automatisk.
Vi anbefaler at dette kun brukes for reell 1:1-oppfølging og oppgaver som ikke skal kunne utføres av andre.

4. Pasienter som kun skal ha besøk av personell i nettverket

Noen pasienter skal kun møte et begrenset antall ansatte — for eksempel av hensyn til relasjon, trygghet eller sikkerhet. Da kan dere styre hvem ruteplanleggeren har lov til å sende.

Dette gjøres på to måter:

Begrense hvem som kan besøke pasienten. Legg de aktuelle ansatte inn i pasientens nettverk, og sett at det kun er disse som skal utføre besøkene. Ruteplanleggeren fordeler da oppgavene innenfor denne gruppen. Er ingen av dem på vakt, blir oppgaven ufordelt i stedet for å bli plassert på en tilfeldig kollega. Forskjellen mellom dette og å tildele oppgaven til én navngitt person er at her kan flere dekke oppgaven, men bare de dere har godkjent. Det gir mer robusthet i ferier og ved sykdom, samtidig som pasienten slipper å møte nye ansatte.
Ekskludere enkelte ansatte fra en pasient. Skal en bestemt ansatt ikke besøke pasienten — for eksempel på grunn av familierelasjon, allergi eller graviditet — gjør dere det i vaktlisten, på den ansatte → Rediger bruker → Pasienter. Dette krever brukeradministrator-tilgang. Merk at å begrense pleiere ikke er det samme som å sperre journaltilgang. Tilgang til journalen styres gjennom sperring i pasientens nettverk.

5. Generelle oppgaver: Arbeid som ikke er knyttet til én pasient

Alt arbeid som ikke er direkte brukerrettet legges som generell oppgave. Da blir det synlig i arbeidslistene og tas med i ruteplanleggingen, uten å være knyttet til en pasientjournal.

Typiske eksempler i rus- og psykisk helsetjeneste:

Klargjøring av medisindosetter på medisinrom
Hente legemidler på apotek
Tilstedeværelse på dagsenter *
Trening på Safe *
Bilvask, henting av utstyr
Vedlikeholdsoppgaver i avdelingen

Slik oppretter dere en generell oppgave:

Gå til Oppgavelister → Generelle oppgaver.
Trykk «+ Ny» og velg vanlig oppgave.
Fyll inn tittel, beskrivelse, varighet og eventuelle kompetansekrav.
Velg om oppgaven er enkeltstående eller gjentakende, og sett tidsrom for utførelse.

Generelle oppgaver kan også merkes med ansvarsvakt, slik at klargjøring på medisinrom havner hos den som er inne.

* Merk begrensningen: En generell oppgave kan gis til en bestemt person, men ikke til flere personer samtidig. Skal flere ansatte delta på det samme — for eksempel et kurs eller et gruppetilbud — fungerer ikke en generell oppgave. Da er det bedre å legge inn et ekstra fast stopp på de ansatte det gjelder, eller å korte ned skifttiden deres. Se avsnittet «Justere vaktlisten når noen ikke er tilgjengelig hele dagen» under.

6. Soner i kart — for eksempel rundt et dagsenter

Har tjenesten et avgrenset område der noen skal jobbe — et dagsenter, et bofellesskap eller et nabolag i sentrum — kan dere tegne opp en sone i kartet.

Slik setter dere det opp (krever administrasjonstilgang):

Gå til Administrasjon i venstre meny, og velg riktig avdeling.
Trykk Endre i «Adresse og områder».
Under «Hvordan definerer avdelingen spesielle områder for ruteplanleggeren?», velg «Gå- og kjøresoner i kart».
Trykk «Administrer områder», deretter «Marker område», og tegn grensene direkte i kartet.
Gi sonen et navn, for eksempel «Dagsenter sentrum», velg fremkomstmiddel, og lagre.

Slik bruker dere sonen fra dag til dag: I vaktlisten velger dere hvem som skal jobbe i sonen. Skal en ansatt være rundt dagsenteret bare halve dagen, bruker dere «Splitt skift» — for eksempel sone rundt dagsenteret før lunsj, og vanlige oppdrag etter.

Sonen er som standard en prioritering, ikke en absolutt grense:

Den ansatte som er prioritert for sonen kan likevel få oppdrag utenfor sonen hvis det er ledig tid i listen. Skal sonen være en absolutt grense, markerer dere i vaktlisten at personen ikke skal få oppgaver utenfor området.
Andre ansatte kan få oppdrag inne i sonen ved behov, for eksempel ved oppdrag som krever to personer.

Bruk soner til å definere spesielle områder, ikke til å dele opp alle arbeidslistene i avdelingen.

7. Justere vaktlisten når noen ikke er tilgjengelig hele dagen

Vaktlisten er verktøyet dere bruker for å fortelle ruteplanleggeren hva som faktisk er tilgjengelig kapasitet den dagen. Skal en ansatt være bundet opp i noe annet en del av dagen — tilstedeværelse på dagsenter, gruppetilbud, møter eller trening — er det viktig at det gjenspeiles i vaktlisten. Ellers planlegger ruteplanleggeren oppdrag på en person som ikke kan ta dem.

Dere har flere måter å gjøre dette på, i tillegg til soner som ble beskrevet over:

Splitte skiftet. Som nevnt i avsnittet over: Skal personen ha oppdrag både før og etter pause, men med ulik rolle, sone eller fremkomstmiddel, bruker dere «Splitt skift». Her kan dere også kombinere med soneinndeling — legg dagsenteret inn som egen sone, og sett personen i den sonen den delen av dagen han eller hun er der. Da holdes den ansatte i området i stedet for å tas ut av ruten.
Korte ned skiftet. Klikk på personen i vaktlisten og endre arbeidstid for det aktuelle skiftet. Skal noen være på dagsenteret fra kl. 12, setter dere skiftet til å slutte da. Personen får da bare oppdrag i den delen av dagen den faktisk er tilgjengelig for ruten.
Legge inn et ekstra fast stopp. Skal tiden være synlig i personens egen liste — og gjelder det flere ansatte samtidig, som et kurs eller et gruppetilbud — legger dere inn et fast stopp på hver av de ansatte det gjelder. Faste stopp for det enkelte skiftet endrer dere under personen i vaktlisten. Stopp som gjentar seg daglig, legger dere inn og endrer i avdelingsinnstillingene.
Legge det inn som en generell oppgave. Gjelder det bare én person, kan dere lage en generell oppgave i stedet. En generell oppgave kan gis til en bestemt person, men ikke til flere personer samtidig.
Fjerne vakten. Skal personen ikke være i ruteplanleggingen den dagen i det hele tatt, fjerner dere vakten fra listen.

Anbefalt oppsett — slik kommer dere i gang

Gå gjennom oppgavene først. Sett riktig plassering (hjemme / på kontoret / telefon), riktig varighet og tidsvinduer med litt slingringsmonn. Sørg for at det er nok tid til å få gjennomført alle oppdrag i løpet av tidsrommet dere har definert, så det ikke blir for mye å gjøre på kort tid.
Merk oppgavene med rolle der det er relevant: ansvarsvakt, medisinkjører, eller navngitt person for 1:1-oppfølging.
Sett opp pasientens nettverk for de pasientene som kun skal ha besøk av en gruppe bestemte ansatte. Er det viktig med primær- og sekundærkontakt-oppfølging, registrerer dere disse i pasientens nettverk, og setter primær- og sekundærprioritering til høy i innstillingene for ruteplanleggeren.
Legg administrative oppgaver inn som generelle oppgaver, så de blir fordelt som en del av planleggingen.
Tegn eventuelle soner i kartet — kun for spesielle områder.
Sett opp vaktlisten hver dag, med: Roller, splitt skift der noen bytter rolle etter lunsj, korrekt arbeidstid, fremkomstmiddel og sone.
Generer arbeidslistene, gå gjennom det som ligger ufordelt, gjør eventuelle flytt, og publiser.

Bli enige internt om felles rutiner for hvordan dere setter tidsvinduer og bruker «tidskritisk». Det påvirker kvaliteten på rutene mer enn de fleste andre innstillinger.

Lurer dere på hvordan dere får ruteplanleggeren inn i Aidn, se artikkelen om avdelingsinnstillinger under.

Les også