Introduksjon til hvordan ruteplanleggeren arbeider

Denne artikkelen er for deg som lager arbeidslister i ruteplanleggeren.

Målet er å:

• gi deg realistiske forventninger til hva systemet kan og ikke kan gjøre
• hjelpe deg å forstå hvilke hensyn som veies opp mot hverandre
• gjøre deg tryggere når du justerer innstillinger

Når du forstår hvordan ruteplanleggeren prioriterer, blir det forhåpentligvis enklere å tilpasse den til det som er viktig i akkurat deres tjeneste.

Hvordan ruteplanleggeren tenker

Ruteplanleggeren lager forslag til hvordan besøk og oppgaver skal fordeles mellom ansatte. For én og samme dag finnes det utrolig mange mulige kombinasjoner å gjøre dette på.

Systemet vurderer ulike alternativer og prøver å finne den løsningen som samlet sett fungerer best.

En løsning må alltid være faglig forsvarlig. Det betyr for eksempel at:

• oppgaver utføres av ansatte med riktig kompetanse
• to personer med riktig kompetanse er til stede samtidig ved to-personsoppgaver

I tillegg prøver systemet å nå flere mål, som:

• lav reisetid (effektive ruter)
• oppgaver innenfor tidsvindu
• jevn fordeling av krevende besøk

og andre mål som er satt som prioritet i innstillingene deres.

Ofte står målene i konflikt med hverandre.

For eksempel:

Et sted langt unna har to krevende besøk. Ruteplanleggeren kan foreslå å sende:

• To personer som tar ett besøk hver – det gir mer kjøretid
• Én person som tar begge besøk – det gir skjev fordeling av krevende besøk

Det finnes sjelden en perfekt løsning. Målet er å finne den løsningen som gir best balanse mellom målene – basert på hva som står som prioritert i innstillingene deres.

Å finne riktige verdier for hvert mål/innstilling er viktig, og kan være krevende. Det kan også variere mellom ulike hjemmetjenesteavdelinger, og mellom ulike dager. Det er derfor viktig å ta seg tid til å finne ut hvilke prioriteringer og innstillinger som fungerer hos dere, og hva som kan endres på ved uregelmessige dager.

Innstillinger og eksempler på situasjoner og dilemmaer

Her er noen eksempler på hvordan prioriteringer satt i innstillingene kan slå ut i praksis.

Jevn arbeidsfordeling

Systemet kan prioritere at ansatte jobber omtrent like mye samlet tid i løpet av skiftet.

Situasjon:

Tre ansatte er på dagvakt. To har fem timer planlagt arbeid, én har syv.

Hva vil systemet forsøke?

Hvis denne innstillingen er høyt prioritert, vil systemet prøve å flytte noen oppgaver slik at alle ender nærmere lik arbeidstid – selv om det kan føre til mer kjøring.

Hvis innstillingen er lavt prioritert, vil systemet heller minimere kjøring enn å jevne ut timene helt.

Jevn fordeling av krevende besøk

Systemet kan fordele belastende oppgaver mest mulig rettferdig.

Situasjon:

Én ansatt har allerede fire tunge stell. En annen har ett.

Hva vil systemet forsøke?

Med høy prioritering vil systemet forsøke å flytte ett av de krevende besøkene, selv om det gir mindre effektiv rute.

Med lav prioritering vil systemet heller prioritere kortest mulig kjøretid.

Avlast sykepleiere

Systemet kan gjøre det mer sannsynlig at sykepleiere bare får besøk som krever sykepleierkompetanse.

Situasjon:

En sykepleier og en pleiemedarbeider er begge i nærheten av et enkelt tilsyn uten behov for sykepleierkompetanse.

Hva vil systemet forsøke?

Hvis innstillingen er høyt prioritert, vil systemet gi oppgaven til pleiemedarbeideren – selv om sykepleieren kanskje har kapasitet i sin liste.

Hvis innstillingen er lavt prioritert, kan systemet velge den som gir minst kjøring eller jevn arbeidsbelastning.

Prioriter primær- og sekundærkontakt

Systemet kan forsøke å prioritere at pasienten får besøk av sin(e) primær- eller sekundærkontakt(er).

Situasjon:

Primærkontakt har allerede en litt lang rute. En annen ansatt er geografisk nærmere pasienten.

Hva vil systemet forsøke?

Med høy prioritering vil systemet prøve å legge besøket til primærkontakt, selv om det kan gi lengre kjørevei og ujevn arbeidsbelastning.

Med lav prioritering vil systemet prioritere kortest mulig reisevei eller jevn arbeidsbelastning.

Prioriter kontinuitet i besøk på samme skift

Systemet kan prøve å la samme ansatt ta alle besøk hos en pasient i løpet av én vakt.

Situasjon:

En pasient skal ha besøk morgen og etter lunsj. Ruteplanleggeren kan prioritere at samme person skal ta begge besøkene.

Hva vil systemet forsøke?

Med høy prioritering vil systemet samle besøkene hos én person, men det kan da gå på bekostning av jevn arbeidsbelastning.

Med lav prioritering kan besøkene fordeles mellom to ansatte for heller å jevne ut belastningen.

Kort oppsummert

Ruteplanleggeren:

• starter alltid med en faglig forsvarlig plan
• vurderer mange mulige løsninger for å optimalisere
• balanserer hensyn som ofte trekker i ulike retninger
• følger prioriteringene dere setter

Det finnes sjelden én løsning som er best på alt. Målet er å finne den som fungerer best totalt sett.