Fakturering første måned med Aidn

Starter dere med Aidn midt i en måned? Da har dere dokumentasjon i to systemer, noe som kan gjøre fakturering litt vanskelig. I dette dokumentet skal vi prøve å gi oversikt, slik at det føles litt mer håndterlig. For hver tjeneste forklarer vi hva dere må tenke på og hva vi anbefaler.

To begreper er viktige å kjenne til:

• Oppstartsdato er den dagen dere tar Aidn i bruk.
• Første faktureringsdato er den første dagen dere pleier å eksportere fakturagrunnlag, etter at dere har tatt i bruk Aidn

For de fleste tjenester anbefaler vi én av tre fremgangsmåter:

1. Fakturer hele måneden fra tidligere EPJ-system. Det enkleste valget der Aidn ikke har noe fakturagrunnlag å hente fra.
2. Fakturer hele måneden fra Aidn. Mulig der Aidn kjenner original startdato eller det er enkelt å etterjustere. En forutsetning for å kunne fakturere fra Aidn er at pasientene har hatt en aktiv tjeneste når dere migrerte over data.
3. Del faktureringen mellom systemene. Vi anbefaler dette bare unntaksvis, og kun der vi er trygge på at det ikke oppstår dobbeltføring.

Før dere kan starte

Før dere kan gjøre fakturering må teknisk oppsett være på plass, og tjenester og pasienter må være migrert over. Innen teknisk oppsett er det spesielt de følgende tingene dere kan være ekstra obs på:

• Prisregisteret er satt opp (se: Guide for å sette opp priseregisteret)
• Fakturainnstillingene er i orden (Se: Fakturainnstillinger)
• Tss-id er satt opp under Nav-innstillinger
• Tjenester som skal betales for er koblet til relevante priser (via pasientens sak for tjenesten)

Tjenestene

Bolig som kommunen disponerer for helse- og omsorgsformål

Slik fungerer fakturering av tjenesten Fakturagrunnlaget er som regel et fast månedsbeløp.

Når tjenesten migreres til Aidn følger den opprinnelige startdatoen med. Aidn lager dermed fakturagrunnlag for hele måneden – selv om dere bare har brukt systemet siden oppstartsdatoen.

Vår anbefaling Dere velger selv. Dere kan fint bruke Aidn til fakturering for hele måneden.

Vil dere likevel fakturere fra tidligere EPJ-system, kan dere godkjenne fakturagrunnlagene i Aidn – de vises da på pasientens økonomiside. Husk bare å ikke eksportere dem.

Dagaktivitetstilbud

Slik fungerer fakturering av tjenesten Denne tjenesten krever foreløpig manuell registrering direkte i fakturagrunnlaget i Aidn. Fakturagrunnlaget er derfor tomt ved oppstart.

Det er fult mulig å benytte Aidn til å fakturere hele perioden, eller deler av den hvis dere ønsker. Alle pasienter som er registrert i Aidn med aktiv tjeneste ved oppstartsdato vil ligge i oversikten over fakturagrunnlag. Husk å dobbeltsjekk at disse dagene ikke allerede er med i fakturagrunnlaget fra tidligere EPJ-system.

Vår anbefaling Dersom dere begynner med Aidn i andre halvdel av måneden, vil vi anbefale at dere fakturer hele måneden fra tidligere EPJ-system. Da slipper dere å etterregistrere manuelt i Aidn.

Dag-/nattopphold i institusjon

Slik fungerer fakturering av tjenesten Denne tjenesten krever foreløpig manuell registrering direkte i fakturagrunnlaget i Aidn. Fakturagrunnlaget er derfor tomt ved oppstart.

Det er fult mulig å benytte Aidn til å fakturere hele perioden, eller deler av den hvis dere ønsker. Alle pasienter som er registrert i Aidn med aktiv tjeneste ved oppstartsdato vil ligge i oversikten over fakturagrunnlag. Husk å dobbeltsjekk at disse dagene ikke allerede er med i fakturagrunnlaget fra tidligere EPJ-system.

Vår anbefaling Fakturer hele måneden fra tidligere EPJ-system, spesielt hvis dere starter med Aidn i andre halvdel av måneden. Da slipper dere å etterregistrere manuelt i Aidn.

Digitalt tilsyn

Det er stor variasjon i hvordan denne tjenesten settes opp. Ta kontakt med oss, så går vi gjennom det sammen.

Har tjenesten fast månedspris, gjelder samme anbefaling som for Trygghetsalarm.

Langtidsopphold i institusjon

Slik fungerer fakturering av tjenesten Betaling for langtidsopphold er ofte delt mellom trekk fra pensjon via Nav og faktura fra kommunen.

For nye pasienter

• For nye pasienter beregner Aidn fakturagrunnlaget fra startdato for egenbetalingen. Nav starter trekket fra måneden etter denne datoen. For dagene mellom startdato og første Nav-trekk lager Aidn et forholdsmessig fakturagrunnlag – fire dager med en månedspris på 20 000 kr gir for eksempel et grunnlag på ca. 2 580 kr.

For pasienter med aktive opphold ved oppstartsdato

• For pasienter med løpende Nav-trekk fortsetter trekket uendret til dere gjør en ny beregning i Aidn. Nav kan ikke garantere endring i trekk i inneværende måned. Sett derfor startdato for ny beregning til 1. i neste måned. Da er fakturagrunnlaget synkronisert med Nav-trekket, og dere unngår dobbelfakturering.

Husk dette

• Sett startdato til 1. i neste måned for pasienter med løpende trekk. Startdato settes i steg 3 i kalkulatoren for egenandel.
• For nye opphold uten løpende trekk foreslår Aidn startdato én måned og én dag etter oppstart. Har pasienten ikke krav på frimåned, setter dere datoen til dagen etter oppstart av tjenesten.
• Gjør ny beregning av alle vederlag i Aidn så raskt som mulig etter oppstart – det gjør etteroppgjøret, stans av trekk og oversikt over betaling, mye enklere.

Vår anbefaling Fakturer hele måneden fra tidligere EPJ-system for pasienter med løpende Nav-trekk.

Beregn nytt vederlag i Aidn så snart tjenestene er aktive der, gjerne før første faktureringsdato. Dere kan gjøre beregning så fort tjenesten er migrert over.

For pasienter som ikke har fått beregnet vederlag ennå – fordi de flyttet inn like før oppstartsdatoen – beregner dere egenandel i Aidn og fakturerer herfra.

Matombringing

Slik fungerer fakturering av tjenesten Denne tjenesten krever foreløpig manuell registrering direkte i fakturagrunnlaget i Aidn. Fakturagrunnlaget er derfor tomt ved oppstart.

Det er fult mulig å benytte Aidn til å fakturere hele perioden, eller deler av den hvis dere ønsker. Alle pasienter som er registrert i Aidn med aktiv tjeneste ved oppstartsdato vil ligge i oversikten over fakturagrunnlag. Husk å dobbeltsjekk at disse dagene ikke allerede er med i fakturagrunnlaget fra tidligere EPJ-system.

Vår anbefaling Fakturer hele måneden fra tidligere EPJ-system, spesielt hvis dere starter med Aidn i andre halvdel av måneden. Da slipper dere å etterregistrere manuelt i Aidn.

Praktisk bistand

Slik fungerer fakturering av tjenesten Fakturagrunnlaget baserer seg på tid brukt på fullførte oppgaver. For praktisk bistand er det ofte en makspris per måned, basert på husstanden sin inntekt. Dette er løst med fakturagrenser i Aidn. Disse defineres i prisregisteret sammen med timespris for tjenesten.

Husk dette

• Det er ingen automatisk kobling mellom hva som er registrert i tidligere EPJ-system og hva som er registrert i Aidn. Det gjør det vanskelig å sjekke at fakturagrensen overholdes på tvers av to systemer.
• Det må settes opp, og utføres, oppgaver knyttet til tjenesten Praktisk bistand, som er markert som betalingsoppgaver for at fakturagrunnlaget skal ha noe å basere seg på.

Vår anbefaling Fakturer hele måneden fra tidligere EPJ-system. Det er den sikreste måten å ivareta fakturagrensen på.

Dersom dere begynner med Aidn tidlig i måneden, kan det som er registrert i tidligere journalsystem manuelt legges til fakturagrunnlaget i Aidn.

Tidsbegrenset opphold i institusjon

Slik fungerer fakturering av tjenesten Fakturagrunnlaget baserer seg på antall dager med aktiv tjeneste.

Husk dette

• Opphold som er avsluttet før oppstartsdatoen migreres ikke til Aidn. Det finnes dermed ikke noe fakturagrunnlag for disse oppholdene i Aidn.
• Aidn får original startdato for opphold som er aktive ved migrering.
• Antall korttidsdøgn fra perioden før Aidn migreres heller ikke. For å holde oversikt over når pasienten når 60 døgn kan dere registrere antall dager fra tidligere EPJ i listen som er tilgjengelig på siden for Egenandeler for korttidsopphold. Da vil Aidn telle videre fra dette antallet for alle opphold som er registrert i Aidn.
• Opphold som er aktive på oppstartsdatoen – eller som starter etter den – bør håndteres fra Aidn.

Vår anbefaling Fakturer opphold som er avsluttet før oppstartsdatoen fra tidligere EPJ-system.

For opphold som er migrert til Aidn (altså aktive på oppstartsdatoen) eller som starter etter oppstartsdatoen, henter dere fakturagrunnlaget fra Aidn.

Trygghetsalarm

Slik fungerer det Fakturagrunnlaget er som regel et fast månedsbeløp, som løper fra tjenesten starter til den avsluttes. Aidn kjenner original startdato og beregner riktig beløp selv.

Vår anbefaling Dere velger selv. Dere kan trygt bruke fakturagrunnlaget fra Aidn for hele måneden.

Trygghetsopphold

Det er stor variasjon i hvordan denne tjenesten settes opp. Ta kontakt med oss, så går vi gjennom det sammen.

Har tjenesten fast månedspris, gjelder samme anbefaling som for Trygghetsalarm.

Varslings- og lokaliseringsteknologi

Det er stor variasjon i hvordan denne tjenesten settes opp. Ta kontakt med oss, så går vi gjennom det sammen.

Har tjenesten fast månedspris, gjelder samme anbefaling som for Trygghetsalarm.