Notater i saksutredningen

Saksutredningen gir deg oversikt over hva som har skjedd i saken i en tidslinje.

Her kan du:

• skrive ned arbeid som er gjort
• notere refleksjoner underveis

Det du skriver her:

• arkiveres ikke
• deles kun med de som har tilgang til saken

Hvis du vil dele eller arkivere saksutredningen, kan du eksportere den og legge den inn som fakta i saken. Da kan den f.eks legges ved som vedlegg i en eventuell klagesak. I tillegg vil den automatisk arkiveres i likhet med all annen fakta på saken når saken er ferdigstilt.

Saksutredningen består av:

• Egne notater du skriver selv.
• Automatiske notater og oppdateringer som genereres av systemet
• KI genererte oppsummeringer som kommunen selv ønsker å ha

Slik skriver du egne notater:

1. Trykk på “+ nytt notat”
2. Skriv tittel og tekst
3. Signer notat

Ønsker du å redigere eller slette et signert notat trykker du på “rediger” nederst til høyre på notatet. Den siste som redigerer og signerer notatet vil være den som står som forfatter av notatet.

Disse handlingene fører til automatiske notater:

• Når en sak har blitt opprettet. Notatet viser hvem som står som ansvarlig saksbehandler og dato for opprettelse.
• Når et utkast for tjeneste er startet på. Notatet viser hvilken tjeneste og hvem som opprettet tjenesten.
• Når en tjeneste er tildelt. Notatet viser når tjenesten ble tildelt og av hvem.
• Når en sak overføres til en annen ansvarlig saksbehandler. Notatet viser hvem saken er overført til og som nå står som ansvarlig saksbehandler.
• Når en sak manuelt blir avsluttet. Notatet viser når saken ble avsluttet, årsak for avslutning av sak, og hvem som avsluttet saken.

Har du ønsker om andre automatiske notater knyttet til andre handlinger enn de vi har definert til nå kan du melde dette inn som en tilbakemelding. Du kan også velge å skjule de automatiske notatene (eller andre notater) ved å huke av “Automatiske poster” på toppen av siden for saksutredningen.

Skjermbilde: Visning av automatiske poster i saksutredningsnotatene for en sak.

KI genererte oppsummeringer er per nå tilgjengelig for:

• Oppsummering av søknader som kommer inn via Mitt Aidn

Slik fungerer KI oppsummering av søknad via Mitt Aidn:

Om du har opprettet en sak fra en digital søknad som har kommet inn via Mitt Aidn vil du få tilbud om å få søknaden oppsummert i saksutredningsnotatene. Her kan du velge om du vil se forslaget eller fjerne den.

Skjermbilde: Forslag fra KI om å oppsummere søknaden vil se slik ut.

Når du trykker på “Se forslag” vil du kunne se oppsummeringen og velge å:

1. 1. Signere den som den er.
   2. Redigere og signere den som den er.
   3. Velge å “avbryte” og fjerne forslaget.

NB! Husk at KI-generert innhold kan inneholde feil eller mangler, så man bør alltid lese godt gjennom søknaden selv og sikre at viktig informasjon har kommet med i oppsummeringen.

Vurder kvaliteten av oppsummeringen

Det er nyttig for oss om du gjør en vurdering av oppsummeringer ved å enten gi tommel opp eller tommel ned i det grå feltet du ser under oppsummeringen. Om du synes at oppsummeringen fikk med de viktigste punktene og kan brukes uten store endringer kan du for eksempel gi en tommel opp, og om den inneholdt mange mangler eller feil kan du gi en tommel ned. Det vil hjelpe oss med å vurdere eventuelle endringer som bør gjøres.

Skjermbilde: KI generert forslag til oppsummering av Mitt Aidn søknad.

Når du signerer oppsummeringen vil den legge seg i tidslinjen for saksutredningsnotatene. Her vil den tydelig merkes som “KI generert” og henvise til kilden for oppsummeringen (søknaden) som du kan klikke på for å åpne selve søknaden. Du vil også kunne redigere eller slette oppsummeringen i etterkant på lik linje som et vanlig notat.

Dersom din kommune ikke ønsker å få tilbud om oppsummering av søknad ved bruk av KI kan dette fjernes som funksjon for din kommune. Dette kan gjøres i menyen Administrasjon under innstillinger for saksbehandling. Dere kan også melde inn forslag om andre nyttige oppsummeringer via Hjelp-knappen > “Forslag til forbedring” i Aidn.