Konfigurering av fakturaeksport til økonomisystemer

Kort om integrasjonen

Det finnes to måter å overføre fakturagrunnlag fra Aidn: manuell fileksport eller automatisk via API-integrasjon. Ved fileksport lastes det ned filer som kan importeres inn i kommunens økonomisystem, per i dag er disse formatert til å fungere med Visma Økonomi eller Agresso Unit4. 

Hvis kommunen bruker Visma Økonomi, kan man også ta i bruk en direkte API-integrasjon. Dette gir en mer effektiv arbeidsflyt, der fakturagrunnlag sendes automatisk fra Aidn til Visma – uten behov for mellomlagring eller manuell opplasting. 

Det er frivillig for kommunen å ta i bruk automatisk eksport til Visma via API, løsningen fungerer fullt ut også med den tradisjonelle filoverføringen.

Denne sjekklisten beskriver fremgangsmåten for kommuner som ønsker å aktivere og ta i bruk Visma API-integrasjonen. Hvis kommunen ønsker å bruke tradisjonell fil-eksport, kan dere se:

Egen guide for eksport av fakturagrunnlag.

Sjekkliste for implementering av API

Følg disse stegene for å aktivere og ta i bruk API-integrasjonen.

Steg 1: Intern avklaring og beslutning

Ansvarlig: Kommunen

• [ ] Kommunen beslutter å ta i bruk API-integrasjonen.
• [ ] Relevante personer (Merkantile, fakturaansvarlig, samt IT) er informert om beslutningen og prosessen.

Steg 2: Bestilling og oppstartsmøte med Visma

Ansvarlig: Kommunen (initiativ), Visma

• [ ] Opprett kontakt og sett opp et oppstartsmøte med Visma gjennom kommunens KAM (Visma kontakt). Aidn inviteres som «valgfri deltaker» på disse møtene, og vil være tilgjengelig ved behov dersom det skulle være behov for bistand fra vår side.

Steg 3: Motta teknisk informasjon fra Visma

Ansvarlig: Visma, Kommunen

• [ ] Teknisk informasjon fra Visma er mottatt.

Steg 4: Oppsett av konfigurasjon i Aidn

Ansvarlig: Kommunen (IT/Systemansvarlig)

• [ ] Mottatt teknisk informasjon legges inn i konfigurasjonsinnstillingene i Aidn. Dette gjøres normalt sammen med Visma i oppstartsmøtet, men kan også gjøres på forhånd.
  • Innstillingene er tilgjengelig for systemadministrator under Administrasjon (Hele kommunen) → Integrasjon til fakturering i Visma
  • Innstillingene som skal legges inn i Aidn er:
    • Selskap: Dette hentes fra det øverste skjermbilde på side 4 i dokumentasjon tilsendt fra Visma
    • URL: Se side 2 i dokumentasjon fra Visma. Legg inn URL til WS’er fakturering. Utelat siste ledd slik at URL ender med “…fakturering_ws/”
    • Brukernavn: Se side 3 i dokumentasjon fra Visma under “Initialer (brukernavn)”
    • Passord: Dette er tilsendt direkte fra Visma på sms. Bruk passord knyttet til Basic authentication
    • Hak av for å aktivere integrasjon.
• [ ] Kommunen har sammen med Visma satt opp de nødvendige tilgangene.
• [ ] Oppstartsmøte med deltakere fra kommunen og Visma er gjennomført.

Steg 5: Testing

Ansvarlig: Kommunen (Merkantil/Superbruker)

• [ ] En test av overføring for et utvalg fakturagrunnlag er gjennomført for å verifisere at integrasjonen fungerer som forventet.

Steg 6: Drift og intern forankring

Ansvarlig: Kommunen

• [ ] Integrasjonen er verifisert og godkjent for produksjonsbruk.
• [ ] Interne rutiner for bruk av den nye funksjonaliteten er utarbeidet og kommunisert til relevante medarbeidere.

Oppsummering av ansvarsfordeling

• Kommunens ansvar:
  • Å lede og eie implementeringsprosessen internt.
  • Å initiere kontakt og avtale oppstartsmøte med Visma.
  • Å legge inn mottatt teknisk informasjon i Aidn.
  • Å gjennomføre testing og intern opplæring.
• Aidns ansvar:
  • Å tilrettelegge for API-funksjonaliteten i programvaren.
  • Å tilby dokumentasjon og veiledning for konfigurasjon i Aidn.
• Vismas ansvar:
  • Å gjennomføre oppstartsmøte med kommunen.
  • Å klargjøre og aktivere løsningen på sin side.
  • Å levere nødvendig teknisk informasjon (API-nøkler/credentials) til kommunen.