Hvordan lykkes med ruteplanleggeren?

Her gir vi svar på noen vanlige spørsmål knyttet til ruteplanleggeren rettet mot hjemmetjenesten

Denne artikkelen er rettet mot hjemmetjenesten, og de som planlegger arbeidslister med ruteplanleggeren i Aidn. Man finner også tips her for de som oppretter oppgaver på pasienter.

Ruteplanlegging er komplekst. Det er mange hensyn å ta, og noen ganger blir ikke rutene helt som forventet. Her har vi samlet vanlige spørsmål og nyttige tips som kan hjelpe dere med å få mer treffsikre ruter.

Start med felles rutiner for å lage oppgaver

Det er ingen begrensning på hvem som kan opprette oppgaver i Aidn. Derfor er det ekstra viktig at dere har en felles enighet rundt hvordan dere setter tidsvinduer og bruker funksjonaliteten tidskritisk. Dette forklarer vi mer om under.

Hvordan bør vi sette tidsvinduer i oppgaver?

For å gi ruteplanleggeren mest mulig spillerom anbefaler vi:

• Lag store tidsvinduer – for eksempel «før lunsj» eller «etter lunsj»
• Sørg for at oppgaver som skal gjøres i samme besøk har overlappende tidsvinduer
• Det aller beste er om oppgaver i samme besøk har identisk tidsvindu (det gjør det enklere å holde oversikt)

Jo større overlapp, desto lettere blir det å planlegge effektive ruter.

Men hvordan ser vi om oppgavene til pasienten overlapper i tid?

I oppgavelisten kan du se hvilke av en pasients oppgaver som har identisk tidsvindu i løpet av en dag, og hvilke oppgaver som ikke har det. Oppgaver med samme tidsvindu er samlet i en grå ramme, se skjermbildet. Oppdager du mye krøll med én pasients besøk, kan det være nyttig å se her.

Løsningen er å bytte tidsvindu på oppgaver som faller utenfor, slik at de kan planlegges sammen. Se video som viser hvordan man kan gjøre dette.

Når bør vi bruke «tidskritisk» i en oppgave?

Bare når oppgaven må skje på nøyaktig tidspunkt – med maks 5 minutters slingringsmonn. Hvis det holder at oppgaven skjer innen én time, bruk heller et tidsvindu med varighet én time. Det gir planleggeren mer fleksibilitet.

Så til noen vanlige spørsmål og mulige løsninger

Hvorfor får pasienten to besøk, når det burde være ett?

Stort sett er det én grunn til at en pasient står med to besøk, når dere forventer ett, og det er at pasientens oppgaver ikke har overlappende tidsvinduer. Løsningen er som beskrevet over, å endre oppgavene til tidsvindu som overlapper, eller helst er like.

Hvorfor får ektefeller to besøk, ikke ett?

Ruteplanleggeren skal slå sammen oppgaver for ektefeller eller samboere hvis de er registrert som det i pasientens nettverk, gitt at tidsvinduene overlapper. Sjekk at relasjonen er satt riktig – vanligvis kommer dette fra Persontjenesten, men avvik kan forekomme.

Hvorfor opplever vi at vi får ulogiske ruter med lange kjøreavstander?

Eksempel 1: To pleiere blir sendt til samme nabolag for å besøke hver sin pasient, med lang kjøreavstand fra kontoret. De to pasientene burde strengt tatt dekkes av én pleier.

Jevn arbeidsfordeling

Dersom jevn arbeidsfordeling er skrudd på i innstillingene til ruteplanleggeren, vil den gjøre mye for å fordele oppgaver likt på pleiere (inkludert å la to personer kjøre lange avstander).

Forsøk å skru denne innstillingen av og se om det kan forbedre rutene.

Eksempel 2: Det blir veldige forsinkelser på én pasient, og besøkene havner gjerne i feil skift, for eksempel at en dagoppgave blir planlagt midt på natten.

Feil adressekoordinater

Her kan det være at pasienten har feil adresse registrert. Et tips kan være å se på total kjøretid på de ulike arbeidsrutene før publisering (oppe i høyre hjørne i skjermbildet), eller på markeringen som viser antall minutter forsinkelser (ved den lilla markeringen). Dersom disse avviker fra normalen, kan dere sjekke om adressen til pasienten er riktig. Gå da inn i pasientens journal - Om Pasienten.

Hvorfor blir ikke oppgaver jevnt fordelt etter pausen?

Dette skyldes ofte at det å redusere total kjøretid veier tyngre enn jevn fordeling etter pausen. Vi vil jobbe med å forbedre dette fremover.

Ruteplanleggeren planlegger for kort kjøretid

Ruteplanleggeren baserer seg på kjøretid fra eksterne kartdata (open street maps), og vi er klar over at de i noen tilfeller ikke er realistiske. En løsning kan være å øke kjøretid mellom besøkene med noen prosent, og/eller legge inn fast ekstra tid mellom besøk. Dette gjøres i innstillingene til ruteplanleggeren (bak tannhjulet).

Kan Aidn huske den ansattes fremkomstmiddel?

Ikke helt ennå – men det kommer veldig snart! Foreløpig må dere manuelt velge gå, sykkel eller kjørerute på den ansatte daglig.

Jeg får ufordelte oppdrag!

Ufordelte oppgaver skjer vanligvis hvis det fører til overtid. Om du ender opp å fordele oppgavene manuelt inn i rutene i etterkant som likevel fører til overtid, anbefales endre innstillingen til å tillate overtid i arbeidslisten.

En annen grunn til at oppgaver ikke blir fordelt kan være at det ikke finnes riktig kompetanse eller tillatelse for pleiere i skiftet til å gjøre oppgavene. Her anbefales det å sjekke hvilken kompetanse som trengs (i oppgavene), og sjekke hvilke pleiere som har lov (eller ikke lov) å behandle pasienten(i pasientens nettverk).

Stemmer besøkstidene i Mitt Aidn?

Vi viser hele tidsvinduet i Mitt Aidn før besøket er planlagt, f.eks. 08:00–12:00. Etter at arbeidslistene er publisert, vises det nøyaktige tidspunktet, f.eks. 11:00–11:10.

Forskjellen mellom disse har nok ikke blitt tydelig kommunisert i Mitt Aidn tidligere, men dette blir forbedret nå. Det vil vises “foreløpig tidsvindu” før besøket har blitt planlagt gjennom ruteplanleggeren.

Et siste tips: Redusere varighet på oppdrag

Dersom dere sliter med å få rutene til å stemme, så er det mulig å tillate reduksjon av planlagt oppgavevarighet med opptil en prosentvis sats. “Opptil” betyr her at hver enkeltoppgave bare blir redusert om det fører til forsinkelser eller overtid. Med andre ord, om det ikke er forsinkelser, så blir ingen oppgaver redusert, selv om innstillingen er satt.

Vi ser fra bruksdata at det i gjennomsnitt brukes 8 % mindre tid enn planlagt, på oppdrag som har en varighet på over 3 minutter.

Er det andre ting du lurer på som du ikke finner svaret på her, så skriv gjerne til oss i skjema for tilbakemeldinger i Aidn