Godkjenning og eksportering av fakturagrunnlag

Godkjenne fakturagrunnlag

Kort oppsummert

1. Naviger til fakturagrunnlag via administrasjon i menyen
2. Velg relevante avdelinger, tjeneste og periode
3. Se over listen
4. Klikk deg inn på enkeltgrunnlag og gjør justeringer ved behov.
5. Godkjenn enkeltvis eller flere linjer på samme tid

Med instruksjon og skjermbilder

1. Naviger til fakturagrunnlag via menypunktet administrasjon. På denne siden vil du finne en boks med tittel Fakturagrunnlag. Trykk deg inn her. I sidemenyen under administrasjon, kan du navigere til det høyeste nivået du har tilgang til. Dette kan være hele kommunen.
   
   
2. Velg relevant avdeling, tjeneste og periode. I nedtrekksmenyene velger du de avdelingene (her kan du velge flere) du skal hente fakturagrunnlag for og hvilke tjenester det gjelder. Sjekk at du ser på riktig fakturaperiode.  Skal du finne fakturagrunnlaget til én spesifikk tjenestemottaker, kan du søke etter navn i søkefeltet til høyre.
   
   
3. Se over listen. Listen viser deg alle pasienter som har hatt denne tjenesten levert av en eller flere av avdelingene du har valgt. Den viser også i hvilket tidsrom, innenfor den valgte fakturaperioden, tjenesten har vært aktiv, og hva totalbeløpet på deres fakturagrunnlag er. Legg merke til at listen bare viser 50 linjer om gangen som standard. Dette kan du justere i bunnen av listen.
   
   
   
4. Klikk deg inn på enkeltgrunnlag og gjør justeringer ved behov. Her vil du da få en oversikt over hvilke priser som er i bruk, hvordan tjenesten er registrert og talt i systemet, og hva totalprisen er. Dersom totalbeløpet skal justeres opp eller ned, kan du legge til en justering. Husk å velge hvilken “vare” som skal justeres, slik at justeringen får et varenummer når det eksporteres til økonomisystemet.
   
   
   
5. Godkjenn enkeltvis eller flere linjer på samme tid. Du kan enten godkjenne et enkelt fakturagrunnlag. Dette gjør du ved å klikke inn på grunnlaget og velge ‘Godkjenn’.
   
   
   Dersom du ønsker å gjøre en justering etter at fakturagrunnlaget er godkjent, vil du måtte godkjenne på nytt etterpå.

   Hvis alle grunnlagene ser riktig ut, kan du godkjenne alle i ett trykk. Da velger du ‘Godkjenn alle’ øverst i listen.

   Dersom du ønsker å godkjenne flere, men ikke alle, velger du ‘velg flere’ og haker av de du ønsker å godkjenne. Trykk så ‘Godkjenn (antall)’.

   

   

Når et fakturagrunnlag er godkjent, kan det eksporteres. Det kreves en egen tilgang for å kunne eksportere filene.

Eksportere fakturagrunnlag

Kort oppsummert

1. Naviger til fakturagrunnlag via menypunktet Administrasjon
2. Velg fanen “Eksport”
3. Velg relevante avdelinger, tjenester og periode
4. A) Eksporter fil B) Overfør direkte til Visma økonomi

Med instruksjon og skjermbilder

1. Naviger til fakturagrunnlag via menypunktet Administrasjon. På denne siden vil du finne en boks med tittel Fakturagrunnlag. Trykk deg inn her. I sidemenyen under administrasjon, kan du navigere til det høyeste nivået du har tilgang til. Dette kan være hele kommunen.
   
   
2. Velg fanen “Eksport”. Øverst på siden velger du “Eksport”. Her vil du se alle fakturagrunnlag som er godkjent, og dermed klare til å eksporteres.
   
   
3. Velg relevante avdelinger, tjenester og periode. I nedtrekksmenyene velger du de avdelingene du skal hente fakturagrunnlag for og hvilke tjenester det gjelder. Du kan velge flere avdelinger og flere tjenester. Sjekk at du ser på riktig fakturaperiode. Skal du finne fakturagrunnlaget til én spesifikk tjenestemottaker, kan du søke etter navn i søkefeltet til høyre.
   
4. Eksportere eller oveføre
   

   Merk: Dersom det er satt opp integrasjon med økonomisystemet til Visma, kan filen overføres direkte. Se neste punkt for mer informasjon om det.

   A) Eksporter fil
   Når du er klar for å eksportere trykker du “Eksporter godkjente fakturagrunnlag til fil”. Dette vil laste ned en fil på din lokale maskin med fakturagrunnlagene. Denne deles med økonomiansvarlig i kommunen slik at den kan lastes opp og gjøres klar til faktura-utsending.

   • Vi anbefaler at du sletter filen fra din maskin når den er delt med riktig person. Dersom det er behov for ny fil, kan samme fil eksporters på nytt fra Aidn.
   • I tillegg til beløp, vil den nedlastede filen med fakturagrunnlag inneholde en tekstlinje med navn på varen og fakturaperiode for hver linje.
   • Fakturagrunnlag med 0 kr i totalsum vil ikke komme med i eksportfilen. De vil få en grønn tag med hake og teksten “ikke sendt”. Fakturagrunnlag med totalpris over 0 kr vil stå som eksportert.
     

   • Legg merke til at eksporterte grunnlag ikke kan endres i Aidn.
     

   • Det er ikke mulig å eksportere filer som ikke er godkjent ennå. Det kreves en egen tilgang for å kunne godkjenne fakturagrunnlag.  

   
   

   B) Overfør direkte til Visma økonomi.

   Dersom en Visma-integrasjon er satt opp, kan fakturagrunnlag sendes direkte til økonomisystemet til Visma. Når du er klar for å eksportere trykker du “Overfør til Visma”.
   
   • Fakturagrunnlag med 0 kr i totalsum vil ikke overføres. De vil få en grønn tag med hake og teksten “ikke sendt”. Fakturagrunnlag med totalpris over 0 kr vil stå som eksportert.
     
     
     
   • Legg merke til at eksporterte grunnlag ikke kan endres i Aidn.
     
     
   • Det er ikke mulig å eksportere filer som ikke er godkjent ennå. Det kreves en egen tilgang for å kunne godkjenne fakturagrunnlag.