Generelt om fakturering

I denne artikkelen forklarer vi hvordan du håndterer fakturering i Aidn

I Aidn baserer fakturagrunnlaget seg, for de fleste tjenestene, på dokumentert data fra tjenestene. I denne veilederen finner du en oversikt over hva som kreves for å få et riktig fakturagrunnlag for de ulike tjenestene som har egenandel, og hvem som er ansvarlig for å sørge for at det blir riktig.

Praktisk bistand

Praktisk bistand har en timepris, og en makspris per måned som er avhengig av tjenestemottakerens inntekt. Fakturagrunnlaget baserer seg på antall timer som er dokumentert gjennom oppgaver.

Saksbehandler/merkantil

Det er saksbehandler eller merkantil som innhenter opplysninger om inntekt, basert på sist tilgjengelige skattemelding. Dette gjøres i forbindelse med at tjenesten tildeles.
Den som er ansvarlig for å beregne egenandel må ha tilgangen “Kontrollere egenandel”.

Avdelingen som leverer tjenesten

Når tjenesten startes i den avdelingen som skal gi praktisk bistand, må det lages oppgaver som beskriver hva som skal gjøres, og hvor lang tid det er definert fra vedtaket at tjenestemottakeren skal få hjelp.
- Velg at oppgaven tilhører “Praktisk bistand: Daglige gjøremål”.
- Husk å trykke “Ja” på spørsmålet om oppgaven krever egenandel.
Etter hvert som oppgaver gjøres, eller ikke gjøres, dokumenteres dette med å trykke “Fullfør” eller “Utgår” på oppgaven.
Oppgaver som fullføres vil regnes med i fakturagrunnlaget.

Den som er ansvarlig for å godkjenne fakturagrunnlaget

Den ansvarlige trenger ekstra tilgang: “Godkjenne fakturagrunnlag” for de organisasjonene/avdelingene som er relevante.
Se egen guide for godkjenning og eksportering av fakturagrunnlag.
Før et fakturagrunnlag godkjennes, kan man sjekke detaljene ved å trykke på fakturalinjen. Her vil man se hvilke oppgaver som er regnet med, og hvilke som er markert som utgår. Oppgaver som ikke er håndtert vil ikke dukke opp her.
Dersom totalsummen ikke stemmer, kan man legge til en justering ved å trykke på “+justering” og legge til en positiv eller negativ verdi.

Trygghetsalarm

Trygghetsalarm har en fast månedspris, og en engangssum som betales ved oppstart av tjenesten (når relevant). Første og siste måned med tjenesten vil fakturagrunnlaget basere seg på antall dager tjenesten har vært aktiv.

Saksbehandler/merkantil

Saksbehandler haker av for de prisene som er relevante for pasienten når tjenesten tildeles.

Avdelingen som er ansvarlig for tjenesten

Når alarmen er installert, må tjenesten startes i Aidn. Fakturagrunnlaget baserer seg på når tjenesten er aktiv.

Den som er ansvarlig for å godkjenne fakturagrunnlaget

Den ansvarlige trenger ekstra tilgang: “Godkjenne fakturagrunnlag” for de organisasjonene/avdelingene som er relevante.
Før et fakturagrunnlag godkjennes, kan man sjekke detaljene ved å trykke på fakturalinjen. I oppstartsmåneden vil man kunne se hvilke dager tjenesten har vært aktiv, og om det er lagt til en installasjonskostnad eller ikke. Det samme vil være tilfellet i siste måned tjenesten er aktiv.
Dersom totalsummen ikke stemmer, kan man legge til en justering ved å trykke på “+justering” og legge til en positiv eller negativ verdi.
Se egen guide for godkjenning og eksportering av fakturagrunnlag.

Tidsbegrenset opphold i institusjon

Tidsbegrenset opphold i institusjon har en fast døgnpris, og det er antall dager tjenesten er aktiv som danner grunnlag for faktura. Første dag tjenesten er aktiv telles ikke med, og dager når tjenesten er på pause telles heller ikke.

Etter 60 dager i løpet av et kalenderår vil prisen per døgn være avhengig av husstandens økonomi. Man må da beregne en egenandel som skal være gjeldende. Disse 60 dagene telles på tvers av alle korttidsopphold, også de som ikke er betalingstjenester (som avlastning). Ved årsskiftet vil antall dager nullstilles, og prisen for tjenesten vil igjen være den faste døgnprisen.

Saksbehandler/merkantil

Før 60 dager: Saksbehandler haker av for de prisene som er relevante for pasienten når tjenesten tildeles.
Etter 60 dager: Merkantil regner ut egenandel for tjenestemottakeren. Dette vil gi en ny døgnpris, som erstatter den faste døgnprisen for alle opphold i dette kalenderåret. Man kan følge med på hvilke pasienter som nærmer seg 60 dager i arbeidslisten for korttidsopphold under “Egenandeler”.
Den som er ansvarlig for å beregne egenandel må ha tilgangen “Kontrollere egenandel”.

Avdelingen som er ansvarlig for tjenesten

Tjenesten må startes når pasienten flytter inn, og avsluttes når pasienten reiser hjem. Dersom pasienten har et midlertidig opphold i tjenesten, kan den settes på pause. De dagene tjenesten er aktiv vil være utgangspunktet for hvor mange dager pasienten skal betale for oppholdet.

Den som er ansvarlig for å godkjenne fakturagrunnlaget

Den ansvarlige trenger ekstra tilgang: “Godkjenne fakturagrunnlag” for de organisasjonene/avdelingene som er relevante.
Før et fakturagrunnlag godkjennes, kan man sjekke detaljene ved å trykke på fakturalinjen. Her vil man se hvor mange opphold pasienten har hatt i perioden, hvor mange dager de betaler for, og hvilken pris som er relevant for denne pasienten.
Dersom totalsummen ikke stemmer, kan man legge til en justering ved å trykke på “+justering” og legge til en positiv eller negativ verdi.
Se egen guide for godkjenning og eksportering av fakturagrunnlag.

Dagaktivitetstilbud, dagopphold og nattopphold

Alle disse tre tjenestene har en fast pris per dag/natt. Foreløpig må alle tjenestene registreres manuelt i fakturagrunnlaget for at det skal stemme overens med hva tjenestemottaker har fått i perioden.

Saksbehandler/merkantil

Saksbehandler haker av for de prisene som er relevante for pasienten når tjenesten tildeles.

Avdelingen som er ansvarlig for tjenesten

Avdelingen som er ansvarlig for tjenesten må holde oversikt over hvor mange dager pasienten mottar tjenesten i perioden. Dette kan føres direkte inn i fakturagrunnlaget ved å trykke på “Registrer antall”. Det kan gjøres daglig, eller oppsamlet per uke eller periode. Dette krever at den ansvarlige har tilgangen: “Godkjenne fakturagrunnlag”.

Den som er ansvarlig for å godkjenne fakturagrunnlaget

Den ansvarlige trenger ekstra tilgang: “Godkjenne fakturagrunnlag” for de organisasjonene/avdelingene som er relevante.
Før et fakturagrunnlag godkjennes, kan man sjekke detaljene ved å trykke på fakturalinjen. Her vil man se hvor mange dager som er registrert. Dersom den som godkjenner også er den som registrerer antall, kan dette gjøres i samme anledning.
Dersom totalsummen ikke stemmer, kan man legge til en justering ved å trykke på “+justering” og legge til en positiv eller negativ verdi.
Se egen guide for godkjenning og eksportering av fakturagrunnlag.

Matombringing

For denne tjenesten er det ofte et lite utvalg av priser. De fleste er pris per stk, mens i noen tilfeller kan det også være en månedspris. For månedsprisen vil fakturagrunnlaget basere seg på perioden tjenesten er aktiv. For stykkprisen må antall manuelt registreres i løpet av, eller i slutten av, fakturaperioden.

Saksbehandler/merkantil

Saksbehandler haker av for de prisene som er relevante for pasienten når tjenesten tildeles.

Avdelingen som er ansvarlig for tjenesten

Avdelingen som er ansvarlig for tjenesten må holde oversikt over hvor mange dager pasienten mottar tjenesten i perioden. Dette kan føres direkte inn i fakturagrunnlaget ved å trykke på “Registrer antall”. Det kan gjøres daglig, eller oppsamlet per uke eller periode. Dette krever at den ansvarlige har tilgangen: “Godkjenne fakturagrunnlag”.

Den som er ansvarlig for å godkjenne fakturagrunnlaget

Den ansvarlige trenger ekstra tilgang: “Godkjenne fakturagrunnlag” for de organisasjonene/avdelingene som er relevante.
Før et fakturagrunnlag godkjennes, kan man sjekke detaljene ved å trykke på fakturalinjen. Her vil man se hvor mange måltider som er registrert. Dersom den som godkjenner også er den som registrerer antall, kan dette gjøres i samme anledning.
For pasienter som har fast månedspris, vil man se at i oppstarts- og avslutningsmåneden er det kun de aktive dagene som telles med.
Dersom totalsummen ikke stemmer, kan man legge til en justering ved å trykke på “+justering” og legge til en positiv eller negativ verdi.
Se egen guide for godkjenning og eksportering av fakturagrunnlag.

Langtidsopphold

For langtidsopphold betaler pasienten en fast månedspris basert på egen og husholdningens økonomi. Deler av månedsbeløpet trekkes direkte fra pensjon av NAV, mens en del av beløpet kan bli betalt til kommunen via fakturagrunnlag.

Saksbehandler/merkantil

Saksbehandler haker av for de prisene som er relevante for pasienten når tjenesten tildeles.
Merkantil beregner egenandel for langtidsopphold. Via Aidn får man tilgang til tall fra siste ligning (hentet fra Fiks) og siste utbetalinger fra NAV. Gjennom beregninger gjør merkantil relevante justeringer for å få beregningsgrunnlaget så riktig som mulig. Merkantil tar også stilling til om pasienten skal ha gratis første måned ved å sette oppstartsdato for egenandel. Andelen som skal trekkes via NAV sendes automatisk via trekkmelding når egenandelen ferdigstilles.
Når ny ligning er klar, kan merkantil gjøre etteroppgjør. Dette kan gjøres fra arbeidslisten for langtidsopphold under Egenandeler, eller fra pasientens økonomiside. Etteroppgjøret vil beregne ny egenandel som erstatter den tidligere egenandelen. I tillegg beregnes det hvor mye pasienten skulle ha betalt i forrige år, og hva restbeløpet er.
Ved dødsfall vil tjenesten bli stanset, men merkantil må stanse trekkmelding til NAV. Dette vil kunne gjøres fra arbeidslisten for egenandel (ikke klart ennå).
Den som er ansvarlig for å beregne egenandel må ha tilgangen “Kontrollere egenandel”.

Avdelingen som er ansvarlig for tjenesten

Tjenesten må startes når pasienten flytter inn, og avsluttes når pasienten flytter ut eller dør.

Den som er ansvarlig for å godkjenne fakturagrunnlaget

Den ansvarlige trenger ekstra tilgang: “Godkjenne fakturagrunnlag” for de organisasjonene/avdelingene som er relevante.
Kommunen velger selv om de legger andelen som faktureres fra kommunen inn som fast trekk i økonomisystemet, eller henter ut fakturagrunnlag fra Aidn månedlig.
For perioden fra oppstart til 1. i kommende måned, vil hele beløpet faktureres fra kommunen. Etter månedsskiftet trekkes den satte andelen fra NAV, og kommunen fakturerer eventuelt gjenstående beløp.
Se egen guide for godkjenning og eksportering av fakturagrunnlag.