Endringsarbeid ved oppstart av ruteplanleggeren

Denne artikkelen er rettet mot ledere og planleggere i hjemmetjenesten som skal ta i bruk ruteplanleggeren for første gang. Erfaringsmessig er overgangen fra å lage lister manuelt til å bruke ruteplanlegger en av de største omstillingene en hjemmetjeneste gjør, ikke bare for de som planlegger, men også for de ansatte som skal få arbeidslister generert av en maskin. Det er utfordrende i starten: Det krever vilje til å utforske, justere og endre datagrunnlaget gjentatte ganger for at ruteplanleggeren skal gi best mulig effekt. Dette er ikke noe som løser seg av seg selv over natten. Både ledere, avdelingsledere og ansatte bør derfor være bevisste på hvilken endring de skal gjennom, og den innsatsen det faktisk vil kreve av alle nivåer i organisasjonen å få dette til å fungere godt.

Fremtiden er kjent: Det blir flere pasienter og færre hender. Å utnytte helsepersonellets kompetanse mest mulig effektivt er derfor alfa omega, like mye for ansatte som for ledere og planleggere. Gevinstene man kan oppnå gjennom ruteplanlegging er reelle. Mer effektiv bruk av kompetanse og personell, jevnere arbeidsbelastning og bedre oversikt er noen av dem. Men de kommer ikke av seg selv.

Gevinstarbeid

Gevinstarbeidet bør starte før selve innføringen. Gode nullpunktsmålinger gjør det lettere å vurdere gevinster og effekter over tid. Sett dere mål og finn deres riktige målepunkter, slik som beskrevet i gevinstveilederen. Det kan være fint å få med de ansatte på laget, å jobbe sammen for å oppnå et mål er både samlende og motiverende.

Å utnytte kompetanse og ressurser mest mulig effektivt er selve poenget med ruteplanleggeren, maskinen kan skape et effektivt utgangspunkt som er vanskelig å oppnå med manuell fordeling. Men før den effekten er hentet ut, er det vanlig med en tøff overgang.

Vanlige reaksjoner i starten

Det er helt normalt å kjenne på:

• Tap av kontroll, dere er vant til å vite akkurat hvorfor listene ser ut som de gjør, fordi dere har laget dem selv
• Motstand fra ansatte ute, som er vant til faste ruter og en annen forutsigbarhet
• Usikkerhet rundt hvorfor systemet foreslår det det gjør

Hvorfor blir rutene annerledes enn det dere er vant til?

En vanlig kilde til denne usikkerheten er nettopp at rutene kan se annerledes ut enn det dere er vant til.

Når dere lager arbeidslister manuelt, er det vanlig å tenke geografisk nærhet som viktigste faktor: Én pleier tar gjerne alle besøkene i ett område. Ruteplanleggeren vurderer millioner av kombinasjoner av ansatte, oppgaver og reiseruter samtidig, og prøver å balansere flere hensyn på én gang: Faglig forsvarlighet først (riktig kompetanse), videre spiller reisetid, tidsvinduer, primær-/sekundærkontakt og jevn arbeidsbelastning inn på prioriteringen, for å nevne noen.

Disse hensynene kan ofte stå i konflikt med hverandre. Et eksempel er om dere har på innstillingen for jevn arbeidsbelastning. Da vil ruteplanleggeren strebe etter like fulle lister, og kan derfor ønske at to pleiere deler på besøk i samme område, selv om det gir mer kjøring. Det er en annen prioritering enn den man gjerne gjør manuelt, men kanskje likevel den som gir best utnyttelse av kompetansen og personellet dere faktisk har på jobb, og som gjør at dere kan klare dere med færre hender og økte behov.

Slik lykkes dere med endringen

Planleggerne opplever selve endringen av verktøy. De ansatte ute opplever konsekvensen av den, nye ruter de ikke nødvendigvis forstår hvorfor ser ut som de gjør. Det er naturlig at de ansatte kjenner på motstand, og det er viktig å få de ansatte med seg så motstanden ikke motvirker implementeringen og effektene man er ute etter.

Anbefalinger for å få med seg de ansatte:

• Forklar «hvorfor» før dere går live, ikke bare «hva». Fortell de ansatte at ruteplanleggeren ser på hele dagen samlet og derfor kan prioritere annerledes enn geografi, nettopp for at mer av tiden skal gå til pasientene og mindre til kjøring mellom besøk. Med fremtidens press på flere pasienter og færre hender blir godt lagte arbeidslister stadig viktigere, ikke for å presse inn flere oppgaver, men for at den tiden dere faktisk har går til pasientnært arbeid fremfor logistikk. Ansatte som forstår dette møter kanskje en uvant liste med nysgjerrighet i stedet for mistillit. Minn dem gjerne på at den fortsatt er faglig forsvarlig, selv når rutene oppleves uvante.
• Spør dem konkret hva de tror de vil reagere mest på, gjerne i et oppstartsmøte før dere går live. Det gir dere mulighet til å adressere de faktiske bekymringene fremfor de dere antar at de har.
• Gi det tid. Avtal med de ansatte at dere skal teste listene i praksis i en periode, selv om de er annerledes, før dere evaluerer.
• Snakk sammen underveis, både planleggere og ansatte. Sett av tid til dialog der ansatte kan si fra om det som butter og stille spørsmål. Ikke la frustrasjon bygge seg opp til motstand, det kan legge press på planlegger til å gjøre mange manuelle flytt for å få listene til å ligne de gamle.

Over tid:

• Juster datagrunnlaget, ikke bare rutene manuelt. Bruk perioden til å se på varigheter og tidsvinduer på oppgavene fremfor å gjøre mange manuelle flytt. Manuelle flytt løser symptomet der og da, men gir ikke ruteplanleggeren et bedre utgangspunkt neste gang.
• Bygg et internt fagmiljø. Etabler jevnlige møter der planleggere i kommunen hjelper hverandre med å standardisere bruken og løse felles utfordringer. Ruteplanleggeren er et ekspertsystem der mye kunnskap bygges opp hos den enkelte planlegger over tid.
• Planlegg opplæring for dem som kommer etter. Det er ikke nok at dere som er med fra start får opplæring; med naturlig utskifting av ressurser må alle som kommer inn i rollen senere også læres opp, slik at kunnskapen ikke forsvinner med enkeltpersoner.

Dere er ikke alene i dette: Dere får tilgang til drop-in-sesjoner med Aidn rett etter go-live, og faste fagmøter når dere er i ordinær drift, hvor dere kan dele erfaringer med andre kommuner. I tillegg kan dere gi oss tilbakemeldinger i Aidns tilbakemeldingssystem, samt ta kontakt med deres support-person i Aidn.

Les videre:
Introduksjon til hvordan ruteplanleggeren arbeider