Skjult tjeneste: hva det er og hvordan du bruker det trygt

ℹ️ Denne funksjonen er i pilot. «Pilot» betyr at vi tester om denne funksjonen gir verdi. Piloten testes på utvalgte brukere, områder eller avdelinger – ikke alle.

Skjult tjeneste kan brukes når det er nødvendig å sperre helt for at saks- og journalinformasjon blir gjort tilgjengelig for andre tjenestytere med tjenstlig behov. I denne artikkelen forklarer vi hva skjult tjeneste er, hvordan den fungerer, og hvilken funksjonalitet du trygt kan bruke.

Hva er en skjult tjeneste

En skjult tjeneste er en funksjon i Aidn som begrenser hvem som kan se at en pasient eller bruker mottar en bestemt tjeneste.

Når en tjeneste er skjult:

• kan bare ansatte med tilgang til avdelingen der tjenesten ytes, se tjenesten
• skjules informasjon om tjenesten, saken og enkelte tilknyttede journalopplysninger for andre ansatte
• vil andre ansatte ikke se at pasienten eller brukeren mottar den skjermede tjenesten

Formålet er å beskytte pasienter/brukere med spesielt behov for skjerming, for eksempel pasienter som er ansatt i kommunehelsetjenesten.

⚠️Viktig: Bruk av skjermet tjeneste innebærer risiko. Informasjon kan bli skjermet for annet helsepersonell med tjenstlig behov, noe som kan føre til at viktig pasientinformasjon ikke deles når den burde. Det er også risiko knyttet til riktig bruk av funksjonen. Feil bruk kan føre til informasjonslekkasje fra den skjermede tjenesten. Når kommunen tar i bruk funksjonen, aksepterer kommunen disse risikoene og ansvaret for å bruke funksjonen på en trygg og korrekt måte.

Slik fungerer skjult tjeneste

Kommunen setter opp et regelsett for hvilke tjenester som skal behandles som en skjult tjeneste. Regelsettet kan være basert på:

• avdeling
• tjenestetype
• en kombinasjon av avdeling og tjenestetype

Når en tjeneste opprettes og matcher regelsettet, blir den automatisk markert som skjult. For tjenesteyter vil det skjulte tjenesten få merkelappen “Skjult tjeneste” i tjenesteoversikten. Andre tjenester som yter tjenester til pasienten vil ikke se denne tjenesten i sin tjenesteliste.

⚠️Det er ikke mulig å sette en tjeneste som skjult etter tjenesten er tildelt. Dette må være definert i reglene i det tjenesten tildeles.

Bare riktig avdeling får tilgang

En skjult tjeneste er bare tilgjengelig for ansatte som har tilgang til avdelingen der tjenesten ytes.

Andre ansatte kan ikke:

• se tjenesten
• se saken
• se journalnotater, dokumenter og enkelte kartlegginger som er knyttet til den skjermede tjenesten
• se kalenderavtaler knyttet til den skjermede tjenesten

Har du tilgang til flere avdelinger, må du bytte avdeling for å se den skjermede tjenesten.

⚠️ Viktig før du dokumenterer på en skjult tjeneste

Dersom pasienten eller brukeren mottar flere tjenester fra kommunen, eller kan komme til å motta flere tjenester senere, kan noen typer journalregistreringer bli synlig for andre tjenester. Aidn anbefaler derfor at det kun benyttes journalregistreringer som kan skjules for alle pasienter/brukere.

Obs: *Aidn anbefaler å kun bruke funksjonalitet som kan skjules for alle pasienter på den skjulte tjenesten. Bruk av annen funksjonalitet kan føre til at informasjon bli synlig for andre tjenester som pasienten mottar nå - eller i fremtiden. *****

Dette kan du bruke på en skjult tjeneste

Det er et sett med journalregistreringer som kan skjules for andre tjenesteytere i Aidn. Dette er de samme journalregistreringene som er mulig å endre synlighet på. For å unngå informasjonslekkasje skal du bare bruke disse journalregistreringene på en skjult tjeneste:

• journalnotater
• psykisk helse og rus (journalnotat for psysisk helse og rus)
• dokumenter, brev, prosedyre i dokumentsenteret
• enkelte kartleggingsskjemaer som AUDIT, V-RISK-10, PHQ-9, DUDIT, GAD-7

I tillegg kan du bruke disse funksjonene i Aidn:

• tjenester
• saksbehandling
• kalenderavtaler
• e-meldinger (kun dersom avdelingen har en egen HerID i adresseregisteret)
• MittAidn

Dette skal du ikke bruke på en skjult tjeneste

Noe funksjonalitet i Aidn kan gjøre informasjon synlig for andre tjenesteytere. Derfor skal du bare bruke funksjonaliteten som er nevnt over.

Du skal ikke bruke:

• journalregistreringer som diagnoser, allergier, kritisk informasjon, risikovurderinger, målinger, lab og andre registreringer enn journalnotater og dokumenter.
• oppdatere pasientinformasjon i Om pasient
• legemidler
• plan, mål, tiltak, oppgaver og arbeidsdag
• nettverk
• prosesser
• lab og målinger

Slik ser det ut i Aidn

Når en registrering blir skjult

Når du oppretter en journalregistrering på den skjulte tjenesten, ser du dette i registreringen:

• merkelappen «skjult» i løpende journal og informasjon om hvem som kan se registreringen på toppen av registreringen.

Dette viser at registreringen ikke er synlig på tvers av tjenester.

⚠️Merk at dette gjelder kun journalnotater, dokumenter og enkelte kartlegginger.

Bildetekst: Journalnotater, dokumenter og enkelte kartlegginger skules automatisk når de opprettes på en skjult tjeneste.

Slik ser det ut for andre avdelinger

Hvis pasienten eller brukeren mottar tjenester i andre avdelinger, vil den skjulte tjenesten ikke vises i tjenesteoversikten og registreringer fra den skjulte tjenesten ikke vises i løpende journal.

Andre avdelinger kan likevel se at det finnes skjult informasjon i journalen.

Dette kan skyldes at:

• pasienten eller brukeren har en skjult tjeneste
• helsepersonell har skjult enkeltregistreringer manuelt

Bildetekst: Andre avdelinger ser ikke innholdet i skjulte registreringer, men kan se at skjult informasjon finnes i journalen.

Når en registrering kan bli synlig for andre

Hvis du oppretter andre journalregistreringer enn journalnotat, dokumenter og enkelte kartlegginger vil disse bli synlig for andre tjenesteytere som pasienten eller brukeren mottar tjenester fra. Når du oppretter en journalregistrering som kan bli synlig for andre med tjenstlig behov, får du en advarsel øverst i registreringen.

Bildetekst: Advarsel ved opprettelse av journalregistreringer som er synlig for andre tjenester

Når du signerer registreringen, kan den vises i løpende journal for andre som har tilgang gjennom tjenstlig behov.

Bildetekst: Journalinformasjon utover de godkjente typene vil deles til andre tjenester. Diagnoser vil bli synlig i diagnoselisten og i løpende journal med forfatter og tilknyttet tjeneste.

Bildetekst: Diagnoser opprettet på en skjult tjeneste vil være synlig for andre tjenester som pasienten mottar.

Kalender

Hvis du oppretter en avtale i kalenderen og legger til en pasient som mottar en skjult tjeneste, styres synligheten av om du har tilgang til den skjulte tjenesten:

• Helsepersonell med tilgang til den skjulte tjenesten ser avtalen som normalt
• Helsepersonell uten tilgang vil ikke se avtalen i pasientens kalender

⚠️ Kjent begrensning: Helsepersonell som selv er lagt til som deltaker i avtalen, eller som har tilgang til en annen pasient som er deltaker i samme avtale, vil likevel se avtalen. Pasienten som er koblet til gjennom den skjulte tjenesten vil i disse tilfellene ikke vises med navn — vedkommende vil vises som «+ 1» i avtaleoversikten. Vær derfor bevisst på hvem som legges til som deltakere i avtaler knyttet til pasienter med skjult tjeneste.

Velge hvilken tjeneste avtalen knyttes til

Når du legger til en pasient i en kalenderavtale og pasienten mottar flere tjenester der minst én er skjult, må du velge hvilken tjeneste avtalen skal knyttes til. Dette avgjør hvem som får se avtalen.

Mottar pasienten kun én tjeneste og den er skjult, knyttes avtalen automatisk til den skjulte tjenesten uten at du trenger å velge.

Bildetekst: vindu for å velge hvilken tjeneste en avtale skal knyttes til for en pasient

Hva gjelder for migrerte data

⚠️For migrerte data må du redigere synlighet eller tilknyttet tjeneste manuelt for hver registrering. Dette er kun mulig for journalnotater og kalenderavtaler. Informasjon som er migrert som andre typer (for eksempel målinger) vil være synlig for alle med tjenestlig behov.

Når synligheten er endret vil registreringene ikke synlige for andre med tjenstlig behov.

Kjente begrensninger

E-meldinger

Avdelinger som bruker skjulte tjenester må ha en egen adresse (HerID) i adresseregisteret for å unngå at informasjon blir synlig for andre tjenesteytere.

Merk: Selv om det finnes en dedikert HerID adresse for den skjulte tjenesten så vil alle utkast for elektroniske meldinger være synlig for andre tjenesteytere dersom ikke avsender-adressen er valgt. Det er derfor viktig å velge riktig avsenderadresse med én gang når man skriver en e-melding fra en skjult tjeneste.

Det er også viktig å merke seg at den skjulte tjenesten ikke deles i e-meldinger som automatisk henter informasjon om pasientens tjenster. Dette gjelder f.eks. Innleggelsesrapport som sendes til sykehuset.

Nettverk

Det er ikke mulig å skjule primær- og sekundærkontakt i pasientens nettverk. Det betyr at dersom helsepersonell som jobber i den skjulte tjenesten legger seg inn i pasientens nettverk så vil dette være synlig for alle med tjenestlig behov.

Mitt Aidn

Pasienten ser sin egen informasjon som normalt i Mitt Aidn, også når de har en skjult tjeneste. Pårørende som er logget inn på vegne av pasienten vil derimot ikke se informasjon knyttet til den skjulte tjenesten.

Kalender

Pasienten ser sine egne avtaler som normalt. Pårørende ser ikke avtaler som er koblet til den skjulte tjenesten.

⚠️ Kjent begrensning: Dersom en pårørende selv er lagt til som deltaker i en avtale, vil de likevel kunne se avtalen — inkludert pasienten med navn.

Chat

Pasienten ser sine samtaler som normalt. For pårørende gjelder følgende:

• Har pasienten kun skjulte tjenester i en organisasjon, vises ikke chatten med den organisasjonen for pårørende.
• Har pasienten både skjulte og ikke-skjulte tjenester i samme organisasjon, vises chatten — men avdelingsnavnet for avdelingen med skjult tjeneste vises ikke.

Siden chat er på organisasjonsnivå kan helsepersonell velge å chatte med pårørende selv om pasienten har en skjult tjeneste i den organisasjonen.

⚠️ Viktig for saksbehandlere: Saksbehandlerchat vises kun for pårørende dersom saksbehandler har sendt en melding først. Saksbehandlere må derfor være bevisste på om de har kommunisert med pårørende via chat, og deretter tildeler pasienten en skjult tjeneste.

Plan for behandling

Pasienten ser sin behandlingsplan som normalt. For pårørende gjelder følgende:

• Planen vises kun for pårørende dersom pasienten har minst én tjeneste som pårørende har tilgang til. Har pasienten kun skjulte tjenester, vises ikke planen i det hele tatt.
• Mål er ikke knyttet til en tjeneste og vises alltid for pårørende, uavhengig av om pasienten har skjulte tjenester.
• Tiltak er knyttet til en tjeneste og vises ikke for pårørende dersom tiltaket er koblet til en skjult tjeneste.

⚠️ Vær obs: Mål som er tett knyttet til innhold fra en skjult tjeneste vil likevel være synlig for pårørende. Dersom et mål ikke skal vises til pasient og pårørende, må du velge «Nekt innsyn for pasient og pårørende» når du oppretter målet.

Tjenester

Pasienten ser sine tjenester som normalt. Pårørende ser ikke tjenester som er knyttet til en skjult tjeneste.

Nettverk

Pasienten ser sitt nettverk som normalt. For pårørende gjelder følgende:

Har pasienten ingen aktive tjenester, vises ikke nettverksseksjonen i det hele tatt.

Behandlerteamet er koblet til organisasjon, ikke avdeling. Dersom pasienten har en skjult tjeneste i en organisasjon, vises ikke behandlerteamet fra den organisasjonen for pårørende.

⚠️ Vær obs: Dette gjelder selv om pasienten mottar både skjulte og ikke-skjulte tjenester i samme organisasjon. Siden behandlerteamet er koblet til organisasjonsnivå og ikke avdeling, er det ikke mulig å avgjøre om teammedlemmene er knyttet til den skjulte eller den ikke-skjulte tjenesten — og hele behandlerteamet for den organisasjonen skjules derfor for pårørende.

Tavle

Pasienten ser sine meldinger som normalt. Pårørende ser ikke meldinger fra avdelinger der pasienten har skjulte tjenester.