Skjult tjeneste: hva det er og hvordan du bruker det trygt

Skjult tjeneste kan brukes når det er nødvendig å sperre helt for at saks- og journalinformasjon blir gjort tilgjengelig for andre tjenestytere med tjenstlig behov. I denne artikkelen forklarer vi hva skjult tjeneste er, hvordan den fungerer, og hvilken funksjonalitet du trygt kan bruke.

ℹ️ Denne funksjonen er under utprøving og er bare tilgjengelig for pilotkommuner og må konfigureres av Aidn. Ta kontakt med din kundeansvarlig i Aidn dersom du ønsker få mer informasjon om dette.

Hva er en skjult tjeneste

En skjult tjeneste er en funksjon i Aidn som begrenser hvem som kan se at en pasient eller bruker mottar en bestemt tjeneste.

Når en tjeneste er skjult:

• kan bare ansatte med tilgang til avdelingen der tjenesten ytes, se tjenesten
• skjules informasjon om tjenesten, saken og enkelte tilknyttede journalopplysninger for andre ansatte
• vil andre ansatte ikke se at pasienten eller brukeren mottar den skjermede tjenesten

Formålet er å beskytte pasienter/brukere med spesielt behov for skjerming, for eksempel pasienter som er ansatt i kommunehelsetjenesten.

⚠️Viktig: Bruk av skjermet tjeneste innebærer risiko. Informasjon kan bli skjermet for annet helsepersonell med tjenstlig behov, noe som kan føre til at viktig pasientinformasjon ikke deles når den burde. Det er også risiko knyttet til riktig bruk av funksjonen. Feil bruk kan føre til informasjonslekkasje fra den skjermede tjenesten. Når kommunen tar i bruk funksjonen, aksepterer kommunen disse risikoene og ansvaret for å bruke funksjonen på en trygg og korrekt måte.

Slik fungerer skjult tjeneste

Kommunen setter opp et regelsett for hvilke tjenester som skal behandles som en skjult tjeneste. Regelsettet kan være basert på:

• avdeling
• tjenestetype
• en kombinasjon av avdeling og tjenestetype

Når en tjeneste opprettes og matcher regelsettet, blir den automatisk markert som skjult.

⚠️Det er ikke mulig å sette en tjeneste som skjult etter tjenesten er opprettet. Dette må være definert i reglene i det tjenesten tildeles.

Bare riktig avdeling får tilgang

En skjult tjeneste er bare tilgjengelig for ansatte som har tilgang til avdelingen der tjenesten ytes.

Andre ansatte kan ikke:

• se tjenesten
• se saken
• se journalnotater, dokumenter og enkelte kartlegginger som er knyttet til den skjermede tjenesten

Har du tilgang til flere avdelinger, må du bytte avdeling for å se den skjermede tjenesten.

⚠️ Viktig før du dokumenterer på en skjult tjeneste

Dersom pasienten eller brukeren mottar flere tjenester fra kommunen, eller kan komme til å motta flere tjenester senere, kan noen typer journalregistreringer bli synlig for andre tjenester. Aidn anbefaler derfor at det kun benyttes journalregistreringer som kan skjules for alle pasienter/brukere.

⚠️ Obs: Aidn anbefaler å kun bruke funksjonalitet som kan skjules for alle pasienter på den skjulte tjenesten. Bruk av annen funksjonalitet kan føre til at informasjon bli synlig for andre tjenester som pasienten mottar nå - eller i fremtiden.

Dette kan du bruke på en skjult tjeneste

Det er et sett med journalregistreringer som kan skjules for andre tjenesteytere i Aidn. Dette er de samme journalregistreringene som er mulig å endre synlighet på. For å unngå informasjonslekkasje skal du bare bruke disse journalregistreringene på en skjult tjeneste:

• journalnotater
• psykisk helse og rus (journalnotat for psysisk helse og rus)
• dokumenter
• enkelte kartleggingsskjemaer som AUDIT, V-RISK-10, PHQ-9, DUDIT, GAD-7

I tillegg kan du bruke disse funksjonene i Aidn:

• tjenester
• saksbehandling

Dette skal du ikke bruke på en skjult tjeneste

Noe funksjonalitet i Aidn kan gjøre informasjon synlig for andre tjenesteytere. Derfor skal du bare bruke funksjonaliteten som er nevnt over.

Du skal ikke bruke:

• journalregistreringer som diagnoser, allergier, kritisk informasjon, risikovurderinger, målinger, lab og andre registreringer enn journalnotater og dokumenter.
• oppdatere pasientinformasjon i Om pasient
• legemidler
• plan, mål, tiltak, oppgaver og arbeidsdag
• kalender
• e-meldinger, med mindre det er opprettet en egen tjeneste i adresseregisteret
• prosesser
• lab og målinger

Slik ser det ut i Aidn

Når en registrering blir skjult

Når du oppretter en journalregistrering som blir skjult på den skulte tjenesten, ser du dette i registreringen:

• teksten «skjult» i løpende journal og informasjon om hvem som kan se registreringen på toppen av registreringen.

Dette viser at registreringen ikke er synlig på tvers av tjenester.

⚠️Merk at dette gjelder kun journalnotater, dokumenter og enkelte kartlegginger.

Bildetekst: Journalnotater, dokumenter og enkelte kartlegginger skules automatisk når de opprettes på en skjult tjeneste.

Slik ser det ut for andre avdelinger

Hvis pasienten eller brukeren mottar tjenester i andre avdelinger, vil skjulte registreringer fra den skulte tjenesten ikke vises i løpende journal.

Andre avdelinger kan likevel se at det finnes skjult informasjon i journalen.

Dette kan skyldes at:

• pasienten eller brukeren har en skjult tjeneste
• helsepersonell har skjult enkeltregistreringer manuelt

Bildetekst: Andre avdelinger ser ikke innholdet i skjulte registreringer, men kan se at skjult informasjon finnes i journalen.

Når en registrering kan bli synlig for andre

Hvis du oppretter andre journalregistreringer enn journalnotat, dokumenter og enkelte kartlegginger vil disse bli synlig for andre tjenesteytere som pasienten eller brukeren mottar tjenester fra. Når du oppretter en journalregistrering som kan bli synlig for andre med tjenstlig behov, får du en advarsel øverst i registreringen.

Bildetekst: Advarsel ved opprettelse av journalregistreringer som er synlig for andre tjenester

Når du signerer registreringen, kan den vises i løpende journal for andre som har tilgang gjennom tjenstlig behov.

Bildetekst: Journalinformasjon utover de godkjente typene vil deles til andre tjenester. Diagnoser vil bli synlig i diagnoselisten og i løpende journal med forfatter og tilknyttet tjeneste.

Bildetekst: Diagnoser opprettet på en skjult tjeneste vil være synlig for andre tjenester som pasienten mottar.

Hva gjelder for migrerte data

⚠️For migrerte data må du redigere synlighet eller tilknyttet tjeneste manuelt for hver registrering.

Når synligheten er endret vil registreringene ikke synlige for andre med tjenstlig behov.