Intro til saksbehandling

Innhold:

• Søknader
• Behandling av digitale søknader
• Behandling av skriftlige og muntlige søknader
• Saksutredning
  
  • Legge inn fakta til saken
  • Saksutredning og begrunnelse
  • Skrive foreløpig svar ut
  • Gjennomføre eller legge til IPLOS/ADL kartlegginger
  • Tildele en tjeneste
  • Opprette og skrive vedtak

• Hvordan kommunisere med tjenestetilbydere
• Andre nyttige sider og funksjoner
  
  • Om Pasienten
  • Nettverk
  • Hvordan koble et journalnotat til sak
  • Revurdering av tjeneste
  • SvarUt – Utsending av vedtak
  • Arkivering av saker
  • Innstillinger

Søknader

Søknaden kommer inn via Mitt Aidn. Du finner den under menypunktet "Søknader" på venstre side i saksbehandlingssystemet.

Behandling av digital søknad

1. Åpne søknaden ved å trykke på "Se søknad".

   

2. Opprette en ny sak: Til høyre for søknaden kan du velge å opprette en ny sak i tilknytning til søknaden. Søknaden blir automatisk lagt til inn som fakta i saken. Du kan også endre på hvem som skal være ansvarlig organisasjon og saksbehandler for den nye saken, før du oppretter den.

3. Legge til søknad i eksisterende sak: I sidepanelet til høyre kan du se eksisterende saker for pasienten som har sendt inn en søknad. Om søknaden er i relasjon til en sak som allerede er påbegynt, kan du fra listen velge hvilken sak du ønsker å koble søknaden til. 

Behandling av skriftlige og muntlige søknader

1. Start med å opprette en sak fra saksoversikten ved å trykke på “+ Ny sak”

   

2. Søk opp pasienten du ønsker å opprette en sak for og opprett saken

   

3. Når saken er opprettet kan du legge til papirsøkaden ved å trykke på “Fakta”, velge “Dokument” og laste opp søknaden. Et godt tips er å gi dokumentet et forståelig navn og velge riktig kategori som vil gjøre dokumentet enkelt å finne igjen, slik at faktasiden til pasienten lagres mer ryddig og oversiktlig.

   

Saksutredning

Slik dokumenterer du fakta i saken

Trykk på “+” knappen på fakta i sidemenyen når du er inne på saken. Her kan du velge mellom “Dokument” eller “Kontakt” som fakta.

Dokument brukes om du vil dokumentere søkander, medisinske attester, vergemål eller andre dokumenter du har på saken.

Kontakt brukes for å dokumentere samtaler, møter eller annen kommunikasjon du har hatt i forbindelse med saken.

 

All fakta du legger til i en sak for en pasient vil også lagres på pasientens egen “Faktaside”, som er en samlingsside over all informasjon man har om pasienten. Du kan også legge til fakta direkte på denne siden, og senere knytte den til en sak. 

For at faktasiden skal være ryddig og oversiktlig, er det en fordel om du gir dokumentene en god tittel og velger riktig kategori, slik den legger seg i riktig mappe. 

Saksutredning og begrunnelse

Saksutredningen består av to menypunkter:

1. Saksutredningsnotater hvor du får oversikt over viktige hendelser i saken og kan dokumentere informasjon forløpende mens du saksbehandler. Informasjon i saksutredningsnotatene vil ikke sendes til arkivering når saken ferdigstilles, og vil heller ikke deles med andre enn de som har tilgang til saken. Man kan velge å eksportere saksutredningen som .pdf og lagre den som fakta i saken dersom man ønsker å dele den med andre, eller ønsker at den skal arkiveres med saken.
2. Begrunnelse for vedtak hvor du formulerer begrunnelsen for konklusjonen du har tatt i saken. Det som skrives her vil både flettes inn i vedtaket og deles med tjenesteutfører.

Mer informasjon om “Saksutredningsnotater” seksjonen

Saksutredningen består av:

• Egne notater du skriver selv.
• Automatiske notater som genereres av systemet
• KI genererte oppsummeringer som kommunen selv ønsker å ha

Slik skriver du egne notater:

1. Trykk på “+ nytt notat”
2. Skriv tittel og tekst
3. Signer notat

Ønsker du å redigere eller slette et signert notat trykker du på “rediger” nederst til høyre på notatet. Den siste som redigerer og signerer notatet vil være den som står som forfatter av notatet.

Disse handlingene fører til automatiske notater:

• Når en sak har blitt opprettet. Notatet viser hvem som står som ansvarlig saksbehandler og dato for opprettelse.
• Når et utkast for tjeneste er startet på. Notatet viser hvilken tjeneste og hvem som opprettet tjenesten.
• Når en tjeneste er tildelt. Notatet viser når tjenesten ble tildelt og av hvem.
• Når en sak overføres til en annen ansvarlig saksbehandler. Notatet viser hvem saken er overført til og som nå står som ansvarlig saksbehandler.
• Når en sak manuelt blir avsluttet. Notatet viser når saken ble avsluttet, årsak for avslutning av sak, og hvem som avsluttet saken.

Har du ønsker om andre automatiske notater knyttet til andre handlinger enn de vi har definert til nå kan du melde dette inn som en tilbakemelding. Du kan også velge å skjule de automatiske notatene (eller andre notater) ved å huke av “Automatiske poster” på toppen av siden for saksutredningen.

Skjermbilde: Visning av automatiske poster i saksutredningsnotatene for en sak.

KI genererte oppsummeringer er per nå tilgjengelig for:

• Oppsummering av søknader som kommer inn via Mitt Aidn

Slik fungerer KI oppsummering av søknad via Mitt Aidn:

Om du har opprettet en sak fra en digital søknad som har kommet inn via Mitt Aidn vil du få tilbud om å få søknaden oppsummert i saksutredningsnotatene. Her kan du velge om du vil se forslaget eller fjerne den.

Skjermbilde: Forslag fra KI om å oppsummere søknaden vil se slik ut.

Når du trykker på “Se forslag” vil du kunne se oppsummeringen og velge å:

1. 1. Signere den som den er.
   2. Redigere og signere den som den er.
   3. Velge å “avbryte” og fjerne forslaget.

NB! Husk at KI-generert innhold kan inneholde feil eller mangler, så man bør alltid lese godt gjennom søknaden selv og sikre at viktig informasjon har kommet med i oppsummeringen.

Vurder kvaliteten av oppsummeringen

Det er nyttig for oss om du gjør en vurdering av oppsummeringer ved å enten gi tommel opp eller tommel ned i det grå feltet du ser under oppsummeringen. Om du synes at oppsummeringen fikk med de viktigste punktene og kan brukes uten store endringer kan du for eksempel gi en tommel opp, og om den inneholdt mange mangler eller feil kan du gi en tommel ned. Det vil hjelpe oss med å vurdere eventuelle endringer som bør gjøres.

Skjermbilde: KI generert forslag til oppsummering av Mitt Aidn søknad.

Når du signerer oppsummeringen vil den legge seg i tidslinjen for saksutredningsnotatene. Her vil den tydelig merkes som “KI generert” og henvise til kilden for oppsummeringen (søknaden) som du kan klikke på for å åpne selve søknaden. Du vil også kunne redigere eller slette oppsummeringen i etterkant på lik linje som et vanlig notat.

Dersom din kommune ikke ønsker å få tilbud om oppsummering av søknad ved bruk av KI kan dette meldes inn og fjernes som funksjon for din kommune. Dere kan også melde inn forslag om andre nyttige oppsummeringer via Hjelp knappen > “Forslag til forbedring” i Aidn.

Mer informasjon om “Begrunnelse” seksjonen

Begrunnelsen skrives inn i tekstfeltet og vil flettes inn i selve vedtaket under feltet “begrunnelse” i tillegg til at den vil deles med tjenesteutfører sammen med tjenesten som er tildelt. Ved å forhåndsvise vedtaket kan du se at teksten legges inn.

Skjermbilde: Her skriver du begrunnelsen for din beslutning i saken.

Skjermbilde: Begrunnelsen flettes automatisk inn vedtaket og du vil se teksten dukke opp hvor feltet “begrunnelse” står om du trykker på “Forhåndsvis”.

Skrive foreløpig svar ut

Trykk på “+” ved Brev i sidemenyen og velg “Foreløpig svar ut”. Her har Aidn egne maler man kan bruke for å spare tid, og du kan selv redigere og skrive om der du ønsker. Enkelte felter i malene henter informasjonen du trenger automatisk, dette vil du se når du trykker på “Les gjennom” for å se over brevet før du ferdigstiller det og sender det via Svarut.

Gjennomføre eller legge til IPLOS/ADL kartlegginger

Du kan legge til eksisterende IPLOS og ADL-kartlegginger direkte, dersom de er gjennomført på pasienten, ved å trykke på “Legg til siste kartlegging”. Om teksten er grå betyr det at det ikke er gjort noen kartlegginger. Du kan da starte en ny kartlegging ved å trykke på “+ Start ny kartlegging”. 

Tildele en tjeneste

Du trenger ikke å tildele en tjeneste dersom du skal avslå søknaden. For å tildele en tjeneste følger du disse trinnene

1. Trykk på “+” ikonet på Tjeneste i sidemenyen.

2. Velg hvilken tjeneste du ønsker å tildele og trykk på “opprett tjeneste”

   

3. Start med å fylle inn tjenesten

   

• Velg tjenesteyter og avdeling som skal utføre tjenesten

• Legg inn oppstartsdato og sluttdato (valgfritt)

• Kryss av for om tjenesten er rullerende eller ikke

  

• Fyll ut mål og tiltak som hjelper tjenesteyteren med å forstå omfanget av tjenesten. Du kan enten fylle inn vedtakstimer og ressurstimer, eller velge “Foreslå mål og tiltak” dersom man har ulike tiltak som skal gjøres – for eksempel hvis noen tiltak krever flere ressurser, og andre ikke. Da kalkuleres totalt antall vedtakstimer og ressurstimer ut i fra hva som er spesifisert i tiltakene. 

  

• Noen tjenester krever egenandel og du vil da få opp “Fakturering” i skjemaet. Her kan du velge hva som skal faktureres.

  

• Til slutt kan du sette en reevalueringsdato som også blir synlig i saksoversikten, slik at du har oversikt over kommende revurderinger.

• Når tjenesten er fylt inn trykker du på “Tildel tjeneste”. Pasienter som bruker Mitt Aidn får et varsel om at tjenesten er tildelt, og tjenesteyter får opp tjenesten som planlagt i sine systemer. 

Opprette og skrive vedtak

Klikk på “+” knappen på vedtak for å opprette vedtak. Vi har maler for de fleste tjenester som automatisk vil ligge inne for å hjelpe deg med å spare tid. Noen felter i malen fylles inn automatisk, og andre felter må du fylle inn selv. Du kan trykke på forhåndsvisning for å se hvordan vedtaket blir seende ut før du ferdigstiller det. Når vedtaket er ferdigstilt låses saken, og status går fra “åpen” til “behandlet”.

Slik kommuniserer du med tjenestetilbydere

Klikk på “Kommunikasjon” i venstremenyen, klikk “+Ny” og velg fra listen hvilken organisasjon du ønsker å starte kommunikasjonen med.

Andre nyttige sider og funksjoner

Om pasienten

Denne siden viser informasjon om pasienten som adresser, hjelpemidler, samtykkekompetanse, boforhold og annen informasjon.

Nettverk

Her finner du informasjon om pårørende, støttekontakt eller annen helsepersonell, ringeliste, fastlege og mer.

Koble journalnotat til en sak

• Du kan koble et Iplos-notat eller annet journalnotat til en sak.
• For å se andres notater, trykk på Pasient → Journal → Filter → Velg "Andre avdelinger".

Revurdering av tjeneste

• For å revurdere eller forlenge en tjenesteperiode må tjenesten være aktiv.
• Revurderingen kan startes på to måter: Fra landingssiden inne på saken, ved å trykke på “Revurder tjenesten →” 

• Eller så kan du åpne tjenesten inne på saken og starte revurderingen derfra ved å klikke på “Revurder→” oppe i høyre hjørne.

SvarUt – Utsending av vedtak

• Når vedtaket er ferdig, sendes det ut via SvarUt.
• Du kan legge til pårørende eller andre som skal motta en kopi.

Arkivering av saker

• Når en sak er ferdigstilt, arkiveres den automatisk.
• Aidn har integrasjon med KS-løsningen Fiks Arkiv, slik at dere fritt kan velge en arkivleverandør i henhold til Noark-standarden.

Innstillinger (tannhjulet)

• Her kan du endre navn på saken og legge inn ekstern ID-nummer fra gamle systemer.
• Husk å lagre endringene.