Hvordan registrerer jeg avvik i Aidn?

For å sikre god pasientsikkerhet og dokumentasjon, skal alle pasientavvik registreres i Aidn. Dette gjør at avviket blir en del av pasientens journal. Selve oppfølgingen og lukking av avviket skjer i kommunens ordinære kvalitetssystem. Aidn har integrasjon med noen kvalitetssystemer. Dersom integrasjon til et kvalitetssystem er aktivert så vil avviket fra Aidn automatisk overføres til kvalitetssystemet.

I denne artikkelen vil du lære mer om

Hvordan registrere et avvik
Oppfølging i kvalitetssystem
Oppfølging av avvik for ledere

Hvordan registrere et nytt avvik

Åpne pasientens journal i Aidn.
Velg "Nytt journalinnhold" og deretter "Kartlegging" → "Avvik" (eller søk etter "Avvik").
Fyll ut skjemaet med nødvendige opplysninger.
Signer for å fullføre registreringen.

Type avvik

Når du registrerer et avvik, velger du typen som passer best med det som har skjedd. Typen hjelper dere å følge opp avviket på riktig måte. Den brukes også når avviket sendes videre til kvalitetssystemet som Aidn er integrert med.

Type avvik	Beskrivelse
Fall	Brukes når en person har falt, nesten falt eller blitt funnet på gulvet. Dette gjelder både fall med og uten synlig skade.
Medisinavvik	Brukes når noe har gått galt med legemidler. Det kan for eksempel være feil dose, feil tidspunkt, manglende utdeling eller at personen har fått feil legemiddel.
Ernæring	Brukes når avviket handler om mat, drikke eller ernæringsoppfølging. Det kan for eksempel være at en person ikke har fått planlagt måltid, drikke, næringstilskudd eller annen oppfølging knyttet til ernæring.
Skade, vold eller trusler	Brukes ved skade, vold, trusler eller truende atferd.
Svikt i utstyr	Brukes når utstyr ikke fungerer som det skal, mangler eller ikke er tilgjengelig. Det kan for eksempel gjelde medisinsk utstyr, hjelpemidler, velferdsteknologi eller annet utstyr som trengs for å gi forsvarlige tjenester.
Rutinesvikt	Brukes når en rutine ikke er fulgt, eller når rutinen ikke fungerer godt nok. Det kan for eksempel være manglende dokumentasjon, feil bruk av sjekkliste eller svikt i intern oppfølging.
Tjenesteavvik	Brukes når personen ikke har fått tjenesten som er vedtatt eller planlagt. Det kan for eksempel være at personen skal få dusj to ganger i uken, men ikke får det på grunn av underbemanning.
Personvern og informasjonssikkerhet	Brukes ved brudd eller mulig brudd på personvern og informasjonssikkerhet. Det kan for eksempel være at opplysninger er sendt til feil mottaker, at uvedkommende har fått tilgang, eller at sensitiv informasjon er delt på feil måte.
Annet avvik	Brukes når avviket ikke passer i noen av de andre typene. Skriv en tydelig beskrivelse av hva som har skjedd, slik at avviket kan følges opp riktig.

Oppfølging i kvalitetssystem

⚠️ Viktig Dersom avviket skal følges opp i kommunens kvalitetssystem, må det også registreres der. Husk alltid å anonymisere pasientopplysninger i dette systemet.

Integrasjon med kvalitetssystem

Aidn tilbyr integrasjon med kvalitetssystemet Compilo. For å aktivere integrasjonen for din kommune må du kontakte din systemadministrator.

Slik fungerer integrasjonen:

Fyll ut avviksskjema som beskrivet over. Unngå å skrive pasientsensitiv informasjon i tekstfeltene i avviksskjemaet, da denne informasjonen overføres automatisk.
Avviket overføres til Compilo i det du trykker på Signer
Dersom overføringen var vellykket vil du få en grønn hake og en bekreftelse i toppen av det signerte skjemaet

Avviket vil nå være tilgjengelig under riktig avdeling i avvikssystemet og kan behandles videre der. Når avviket er ferdig behandlet vil statusen i toppen av skjema endres til “Ferdig behandlet”

Hvilken informasjon overføres?

Informasjon som overføres til kvalitetssystemet er:

Pasientens internID (AidnID)
Personnummer til forfatter av avviket og avdelingen som avviket sendes fra
Innholdet i avvikskjema

Dette overføres ikke:

Pasientes personnummer
Eventuelle bilder som er lagt ved skjema overføres ikke

Korrigeringer og sletting

Eventuelle endringer eller sletting av avvikskjema i Aidn vil ikke gjenspeiles i Compilo

Oppfølging av avvik for ledere

Ledere har tilgang til verktøy i Aidn for å sikre at alle registrerte avvik blir fulgt opp:

I "Siste fra journalen" kan leder filtrere og vise kun avvik for en bestemt periode.
Lederen bør kvalitetssikre at alle avvik registrert i Aidn også er dokumentert i kommunens kvalitetssystem.
Avvik håndteres og lukkes i kvalitetssystemet, i tråd med kommunens rutiner.
I "Rapporter" i Aidn får lederen en samlet oversikt over alle innmeldte avvik i kommunen.

Ved spørsmål eller behov for støtte: Ta kontakt med systemansvarlig eller følge kommunens interne retningslinjer for avvikshåndtering.