Når en skal bytte journalsystem er det viktig at en har en god plan, og at alle ansatte er informert om endringen.
Plan for oppstart
- Avtal hvilken vakt dere skal gå fra å bruke dagens verktøy for administrering av legemidler til å ta i bruk Aidn.
- Alle superbrukere og sykepleiere bør ha gjennomført opplæring før oppstart.
- Sørg for at alle legemiddellistene er oppdatert i Aidn. Dette må gjøres manuelt. Erfaringsvis er det mange feil og mangler i de gamle listene og overføringen til Aidn er viktig pasientsikkerhetstiltak. Det bør ikke gå for lang tid fra samstemmingen til oppstart, da listene raskt blir utdatert. Vi anbefaler også at alle legemiddellister også er tilgjengelig i en papirbasert utskrift.
- Det kan være lurt å ha superbrukere tilgjengelig med ekstra kapasitet til å følge opp spørsmål og trygge kollegaer i starten.
- Istandgjøring i Aidn er ikke påkrevet steg for å kunne dokumentere utdeling. Det går helt fint å starte med utdeling og deretter ta i bruk Aidn for istandgjøring på et senere tidspunkt.
Legemiddelinnstillinger
Før oppstart bør administrator se over og justere lengde på istandgjøringsperiode, samt faste utdelingstidspunkt. Innstillingene er tilgjengelig via Administrasjon i venstremenyen. Klikk deretter på avdelingen du vil endre innstillingene for og velg “Legemiddelinstillinger”
Antall uker satt som standard for istandgjøring vil være den som presenteres som utgangspunkt for enhver ny istandgjøring. Denne kan justeres for hver enkelt istandgjøring. Står dette feltet tomt, vil 1 uke benyttes.
Utdelingstidspunktene benyttes for å gruppere legemiddelutdelinger, f.eks. på en sykehjemsavdeling. En kan alltid sette andre tidspunkt for en spesifikk behandling for en pasient. Vi anbefaler at dere benytter de samme tidspunktene som benyttes av multidoseapoteket, dersom pasientene får pakket sine legemidler i multidose.
Etter oppstart
Etter oppstart er det viktig at alle ansatte dokumenterer i henhold til de nye rutinene. Ta gjerne bort eventuelle papirbaserte kvitteringsskjema og minn kollegaer på at nå er det Aidn som skal benyttes. Det kan være lurt å ta en sjekk på rapporten om hvordan det har gått, for å raskt fange opp usikkerhet, spørsmål og eventuelle feil.
Når det skal gjøres endringer i LIB (legemiddellisten) for eksisterende pasienter så gjøres det på samme måte som ved oppstart. Det sendes ikke varsel til kollega om at det er et usignert legemiddel i listen, men status på legemiddelet vil stå både i istandgjøring og utdeling.