Dokumentsenteret

Dokumentsenteret gjør det enkelt å holde oversikt over dokumenter som er relevante for pasientbehandlingen, men som ikke dokumenterer helsehjelp. I dokumentsenteret kan du skrive og samarbeide om dokumenter, samt laste opp scannede dokumenter.

Innhold:
Hva er Dokumentsenteret og hva kan du bruke det til
Hvordan opprette et nytt dokument
Hvordan bruke en dokumentmal
Hvordan endre egenskaper på et dokument
Utkast og autolangring
Hvordan redigere eller slette et dokument
Hvordan laste opp eksisterende dokumenter
Hvordan opprette og bruke mapper
Viktig å vite

Hva er Dokumentsenteret og hva kan du bruke det til

Dokumentsenteret er et nytt område i pasientjouralen hvor du kan:

• opprette egne dokumenter med enkel formattering
• samarbeide med kolleger på samme dokument
• laste opp og lagre relevante dokumenter som inneholder pasientopplysninger
• organisere dokumenter i mapper

Bruk Dokumentsenteret når du vil samle informasjon som:

• rapporter
• prosedyrer
• administrative dokumenter
• eksisterende kartleggingskjema
• dokumenter fra eksterne aktører

⚠️Dokumenter i Dokumentsenteret har ikke samme krav til redigeringskontroll som registreringer i løpende journal. All helsehjelp skal fortsatt dokumenteres i løpende journal.

Hvordan opprette et nytt dokument

• Gå til Dokumenter i menyen til venstre
• Trykk på «Ny» øverst til høyre

• Velg «Dokument»

• Skriv inn tekst eller lim inn fra et annet dokument

  – du kan formatere teksten, legge inn punktlister og laste opp bilder.

• Legg til et tydelig dokumentnavn

• Når du er ferdig, trykk «Signer»

• Dokumentet er nå tilgjengelig i dokumentsenteret og i løpende journal

✍️ Når du signerer dokumentet, bekrefter du at informasjonen er korrekt og kan brukes for å yte helsehjelp til pasienten.

💡 Tips til innhold og formatering

Du kan bruke formattere innholdet i dokuementet ved å bruke verktøyene på verktøylinjen.

• Tittel og overskrifter: Bruk Tittel og Overskrift for å lage struktur. Gå tilbake til vanlig tekst ved å velge Normal skrift.
• Punktlister: Velg punkt- eller nummerert liste for å lage opplisting. Trykk på listeikonet på nytt for å avslutte listen.
• Brevhode: Trykk på Brevhode for å legge til kommunevåpen og kontaktinformasjon. Du kan redigere innholdet, eller fjerne det med backspace.
• Tabeller: Sett inn en tabell ved å trykke på tabellikonet. Du kan velge størrelse, og senere endre rader og kolonner ved å trykke på tabellikonet igjen.

Hvordan bruke en dokumentmal

En dokumentmal er en forhåndsutfylt mal som du kan bruke når du skriver et nytt dokument. Malen gjør det lettere for deg å skrive gode tekster, følge interne rutiner og opprette dokumenter som er enhetlig på tvers av avdelingen/komumen.

Slik bruker du en dokumentmal

1. Opprett et nytt dokument eller en prosedyre.
2. På venstre side ser du en liste over tilgjengelige maler.
3. Trykk på ønsket mal for å sette den inn i dokumentet.
4. Flettefelt fylles automatisk med informasjon fra systemet, som pasientens navn eller tjenestested.
5. Du kan nå redigere teksten, legge til mer informasjon eller gjøre endringer etter behov.

✏️ Endringer du gjør i dokumentet påvirker bare det aktuelle dokumentet – ikke malen.

Kan jeg bytte mal?

• Ja, så lenge du ikke har begynt å skrive i dokumentet.
• For å bytte: Trykk på en annen mal i listen til venstre.
• Hvis du allerede har skrevet i dokumentet, må du slette dokumentet og opprette et nytt for å bytte mal.

Hvordan endre egenskaper på et dokument

Du kan se og endre egenskapene til dokumentet ved å trykke på «Egenskaper».

Endre dokumentnavn

• Trykk på «Endre» til høyre for Dokumentnavn
• Endre dokumentnavnet

Endre hvem som kan se dokumentet

• Trykk på «Endre» til høyre for Synlighet
• Trykk «Velg synlighet» dersom ingen av alternativene passer. Her kan du definere avdelinger og personer som skal ha tilgang til dokumentet i tillegg til forfatter og journalansvarlig.

Nekte innsyn i dokumentet for pasienten

• Trykk «Velg synlighet»
• Huk av for “Nekt innsyn for pasienten”

Endre tidspunkt for registrering av dokumentet

• Trykk på «Endre» til høyre for Tidspunkt
• Velg nytt tidspunkt

Endre tjeneste som har opprettet dokumentet

• Trykk på «Endre» til høyre for Tjeneste
• Velg ansvarlig tjenesten fra listen.

Velg funksjonsområde

• Huk av for hvilke områder av menneske som dokumentet er relatert til.
• Dette gjør dokumentet søkbart dersom en bruker søker etter et funksjonsområde i løpende journal (for eksempel “Eliminasjon”.
  
  

Utkast og autolagring

• Når du begynner å skrive et nytt dokument, lagres det automatisk som et utkast i mappen «Utkast» .
• Flere kolleger kan redigere et utkast, helt til dokumentet er klart for signering.
• Den som signerer, blir stående som dokumentets eier.
• Du kan slette et utkast ved å trykke på de tre prikkene til høyre i for dokumentet i mappen Utkast og velge Slett. Utkastet slettes også fra løpende journal.

Hvordan redigere eller slette et dokument

Redigere et dokument

• Du kan redigere et dokument ved å åpne dokumentet og trykke på «Rediger». Alternativt kan dokumentet redigeres ved å trykke på de tre prikkene til høyre for dokumentet og velge “Rediger”

Slette et dokument

Du kan fjerne et signert dokument fra dokumentlisten i Dokumentsenteret ved å:

• Trykke på de tre prikkene til høyre for dokumentet
• Velge «Slett»

Endringslogg

Du kan se hvem som har gjort endringer i et dokument ved å:

• Trykke på de tre prikkene til høyre for dokumentet
• Velg Endringslogg. Der ser du en oversikt over hvem som har redigert hva og når.

ℹ️ Merk at dette alternativet er kun tilgjengelig dersom dokumentet har blitt redigert.

Hvordan laste opp eksisterende dokumenter

Du kan laste opp andre dokumenter i dokumentsenteret.

• Gå til Dokumenter
• Trykk på «Ny» øverst i høyre hjørne
• Trykk på «Last opp dokument»
• Velg filen du ønsker å laste opp
• Gi dokumentet et navn og legg til relevant informasjon
• Juster egenskaper ved behov. Det opplastede dokumentet arver egenskapene som du definerer her.
• Trykk Signer

Hvordan bruke mapper

Dokumentene dine er orgaisert i ulike mapper, så du raskt finner det du leter etter. I mappen «alle signerte dokumenter» samles alle opprettede og opplastede filer i én liste. Selv om du flytter et dokument til en annen mappe, ligger det fortsatt her til du sletter det.

Opprett ny mappe

• Gå til Dokumenter
• Trykk på «Ny» øverst til høyre
• Trykk på «Mappe»
• Skriv inn navn på mappen og en kort beskrivelse.
• Trykk på «Opprett mappe»

Legge dokumenter i mappe

• Gå til mappen “Alle signerte dokumenter”
• Huk av for dokumentene du ønsker å flytte
• Velg «Legg til i mappe» for å legge dokumentet til i en eksisterende mappe. Velg «Legg til i ny mappe» for å opprette en ny mappe og legge dokumentet i denne. ****

Endre en mappe

• Trykk på de tre prikkene til høyre for mappenavnet
• Velg «Rediger»
• Oppdater navn eller beskrivelse
• Trykk på «Lagre endringer»

Slette en mappe

• Trykk på de tre prikkene til høyre for mappenavnet
• Velg «Slett»
• Trykk på «Slett mappe»

ℹ️ Dette sletter kun mappen, innholdet vil fortsatt være tilgjengelig i mappen “Alle signerte dokumenter”.

Viktig å vite

• Dokumenter i Dokumentsenteret er en del av journalen, og følger samme krav til sikkerhet og tilgang
• Alle med tilgang kan redigere utkast. Endringsloggen viser hvem som har gjort hva og når
• Når et dokument er signert, vises det også i løpende journal med tidspunkt for signering
• Innholdet er synlig for alle med tjenstlig behov, med mindre synligheten er endret i egenskapene

Vil du vite mer? Les denne artikkelen om journalmaler.